Teoria y diseño organizacional

350 Parte 4: Elementos de diseño interno
llevar el orden a grandes grupos de personas y de minimizar los abusos de poder. Las
relaciones impersonales basadas en los roles, más que en las personas, redujeron el
favoritismo y el nepotismo característicos de muchas organizaciones preindustriales. La
burocracia provee también formas sistemáticas y racionales de organizar y administrar
las tareas mas complejas a ser entendidas y manejadas por algunos individuos, lo cual
mejora ampliamente la eficiencia y la eficacia de las organizaciones grandes.
Sin embargo, el mundo actual se encuentra en un cambio continuo y el sistema
burocrático de la era industrial, semejante a una maquinaria, ya no funciona tan bien
en las organizaciones que enfrentan nuevos retos y que necesitan responder muy rápido.
Considere a Microsoft, de la que algunos empleados y ex empleados se quejan de que se
ha vuelto lenta y anquilosada por una intensa burocracia en años recientes. Comentan
que casi cada acción significativa requiere la firma de un abogado y que la obtención de la
aprobación incluso para cuestiones rutinarias se puede llevar semanas. Un empleado salió
de la empresa porque estaba cansado de verse inundado por el papeleo. “El problema
más pequeño se incrementa rápidamente hasta convertirse en una pesadilla de mensajes
de correo electrónico” 50 , dice.Los gerentes están tratando de encontrar formas de reducir
la burocracia, de manera que las personas puedan desempeñar sus trabajos en una forma
más efectiva y ayudar a Microsoft a seguir siendo competitiva contra rivales más ágiles
como Google. Lo mismo que Microsoft, numerosas organizaciones luchan tanto contra
una creciente formalización como contra una razón de profesionales. ConAgra Foods, por
ejemplo, implementó una iniciativa llamada RoadMap, que une a las personas de toda la
empresa para simplificar y modernizar los procesos de reporte, planeación, administración
del desempeño, etcétera. Los procesos simplificados reducen los costos de gastos generales
y mejoran la rapidez de las comunicaciones y de la toma de decisiones. 51
Los problemas causados por la excesiva burocratización son evidentes en las ineficiencias
de algunas grandes organizaciones gubernamentales de Estados Unidos. Algunas
agencias tienen tantos miembros de personal de oficina y confusos títulos de puestos
que ya nadie está seguro de quién hace qué cosa. Richard Cavanagh, ex auxiliar del ex
presidente Jimmy Carter, reporta su título federal favorito como “asistente administrativo
al administrador asistente para la administración de la Administración de Servicios
Generales”. 52 Algunos críticos han culpado a la burocracia del gobierno por las fallas
en inteligencia, comunicación y contabilidad relacionadas con los ataques terroristas
de 2001, el desastre del transbordador espacial Columbia, los abusos en la prisión de
Abu Ghraib y la lenta respuesta a la devastación del huracán Katrina en 2005. “Cada
vez que se añade una capa de burocracia, se demora el movimiento de la información a
todo lo largo de la cadena de mando... Y la información se diluye, debido a que en cada
paso se eliminan algunos detalles”, dice Richard A. Posner, un juez federal del tribunal
de apelaciones, que ha escrito un libro sobre la reforma de inteligencia. 53 Numerosas
corporaciones de negocios también deben reducir la formalización y la burocracia. Por
ejemplo, las descripciones de puestos mal definidas y las reglas excesivas tienden a limitar
la creatividad, la flexibilidad y la respuesta rápida que en la actualidad son necesarias
en las organizaciones basadas en el conocimiento.
Organización de sistemas temporales
¿Cómo puede superar una organización los problemas de la burocracia en entornos
rápidamente cambiantes? Algunas implementan soluciones estructurales innovadoras.
Un concepto estructural es utilizar sistemas o estructuras temporales para responder a
una situación de urgencia o de crisis. Este enfoque es el que utilizan a menudo organizaciones
como los departamentos de policía y de bomberos, u otras agencias de manejo
de urgencias, con el fin de mantener los beneficios de la eficiencia y del control de la
burocracia, así como prevenir el problema de la lenta respuesta. 54 Este enfoque lo están
adaptando otros tipos de organizaciones para que les ayude a responder rápidamente a
nuevas oportunidades, a amenazas competitivas imprevistas o a crisis organizacionales.