Teoria y diseño organizacional

No es tan sencillo: La infraestructura cambia en Royce Consulting 541
los problemas y hagan cualquier cosa que sea necesaria para
completar el trabajo” y “Cualquier cosa que quieran los
socios, nosotros la hacemos”. Los socios aceptaban la retroalimentación
de los gerentes sobre los proyectos y la pedían,
pero en última instancia, los socios tomaban las decisiones.
en la tecnología. Sin embargo, lo que surgió a
la larga fue que la propiedad y el control de los
archivos era una preocupación importante y que
la mayoría de los socios y gerentes no quería que
se centralizara nada de eso.
2.0
Situación actual
Royce Consuting tenía un plan agresivo a cinco años que se
proyectaba con base en un incremento continuo en los negocios.
Se pronosticaban incrementos en el número de socios, socios
adjuntos, gerentes y miembros del staff. Se requeriría un espacio
adicional de oficinas para ajustarse al crecimiento del personal;
eso incrementaría los costos de renta en una época en que los
costos fijos y variables de Royce se estaban incrementando.
Los socios, guiados por Donald Gray, el socio administrativo
y por el adjunto Ken Vincent, creían que era necesario
hacer algo para mejorar el uso del espacio y la productividad
de los gerentes y del personal administrativo. Los socios aprobaron
un estudio de viabilidad de las innovaciones y de su
impacto sobre la empresa.
Quien tomaba la decisión final era el grupo de socios que
tenía el poder de aprobar los conceptos y comprometer la
inversión financiera requerida. Un comité de planeación presidido
por Ken Vincent; la persona a cargo de recursos humanos;
el funcionario de finanzas; y Mary Schrean, una consultora
externa.
El estudio de viabilidad
En el transcurso de dos días hábiles después de la junta inicial,
todos los socios y gerentes recibieron un memorando
anunciando el estudio de viabilidad de la oficina hotel. El
memorando incluía una descripción del concepto y manifestaba
que incluiría una entrevista con el personal. Para entonces, los
socios y los gerentes ya habían oído hablar de los posibles cambios
y sabían que Gray se inclinaba a favor de las oficinas tipo
hotel.
Entrevistas con los socios
Entrevistaron a todos los socios. Una similitud en los comentarios
era que pensaban que el cambio a oficinas tipo hotel
era necesario, pero se alegraban de que no los afectara. Tres
socios expresaron su preocupación por la aceptación de los
gerentes del cambio a un sistema tipo hotel. La conclusión de
cada socio fue que si Royal Consulting cambiada a este tipo
de oficinas, con o sin una tecnología electrónica de oficina,
los gerentes aceptarían el cambio. La razón que dieron los
socios para esa aceptación era que los gerentes harían lo que
los socios querían que se hiciera.
Todos los socios convinieron en que la productividad se
podría mejorar en todos los niveles de la organización: en su
propio trabajo, así como entre las secretarias y los gerentes.
Los socios reconocieron que los niveles actuales de tecnología
de información en Royal Consulting no apoyarían el cambio
a oficinas tipo hotel, y que era necesario considerar los avances
en la tecnología electrónica de oficina.
Los socios consideraban todos los aspectos de los archivos
como algo secundario, tanto para el cambio en la disposición
de las oficinas como para el mejoramiento propuesto
Entrevistas con los gerentes
Las entrevistas personales se hicieron con los diez gerentes
que se encontraban en la oficina. Durante las entrevistas,
cuatro de los gerentes le preguntaron a Schrean si el cambio
a oficinas tipo hotel era idea suya. Los gerentes hicieron la
pregunta como si fuera una broma; sin embargo, esperaban
una respuesta de ella. Declaró que estaba allí como asesora,
pero que ella no había generado la idea y que no tomaría la
decisión final concerniente a los cambios.
El lapso en el que esos gerentes habían estado en sus posiciones
actuales variaba de seis meses a cinco años. Ninguno
de ellos expresó sentimientos positivos acerca del sistema de
oficina tipo hotel y todos hacían referencia de lo arduamente
que habían trabajado para llegar a la posición de gerentes y
tener su propia oficina. Ocho gerentes hablaron del status
que les daba la oficina y de la conveniencia de tener un lugar
permanente donde guardar su información y sus archivos.
Dos de los gerentes dijeron que no les interesaba mucho el
status, pero que les preocupaba la conveniencia. Un gerente
dijo que iría con menos frecuencia si no contaba con su propia
oficina. Los gerentes creían que un cambio a las oficinas
tipo hotel disminuiría su productividad. Dos gerentes declararon
que no les importaba cuánto dinero ahorraría Royce
Consulting en costos de arrendamiento; querían conservar
sus oficinas.
Sin embargo, a pesar de todos los comentarios negativos,
todos los gerentes dijeron que aceptarían cualquier cosa
que decidieran hacer los socios. Un gerente manifestó que si
Royce Consulting se mantenía activa con los proyectos de los
clientes, el hecho de que le asignaran o no una oficina permanente
no era de tanta importancia.
Durante las entrevistas, todos y cada uno de los gerentes
se mostraron entusiasmados y apoyaban las nuevas herramientas
de productividad, en particular el mejoramiento en
la tecnología electrónica de oficina. Creían que las nuevas
computadoras y el software integrado y las herramientas de
productividad mejorarían definitivamente su productividad.
La mitad de los gerentes declaró que la actualización de la
tecnología haría que el cambio a oficinas tipo hotel fuera “un
poco menos terrible” y querían que sus secretarias tuvieran el
mismo software que ellos.
Las respuestas de los gerentes al aspecto de los archivos
variaban. El volumen de archivos que tenían estaba en proporción
directa con el ejercicio de su cargo: cuanto más tiempo
hacía que una persona ocupaba la posición de gerente, más
archivos tenía. En todos los casos, los gerentes se hacían cargo
de sus propios archivos, almacenándolos en sus oficinas y en
cualquier cajón de archivero que estuviera desocupado.
Como parte del proceso de hablar con los gerentes, se preguntó
a sus asistentes administrativos acerca de los cambios.
Cada uno de los seis pensaba que el mejoramiento a una oficina
electrónica beneficiaría a los gerentes, aun cuando estaban un