2 management - School of International Business and ...

401 Die Eingliederung von Auktionen in den Beschaffungsprozess - eine pragmatische Betrachtung
Informationen und bereitet diese auf, um die Entscheidungen der Beschaffungsmanager zu unter-
stützen. Um die Kompatibilität der Auktionsanwendung mit der Unternehmensstrategie zu untersu-
chen, werden in einem ersten Schritt die unternehmensübergreifenden Zielsetzungen in beschaf-
fungsbezogene Zielsetzungen heruntergebrochen und dann in Beschaffungsstrategien übersetzt.
In einem zweiten Schritt können diese auf ihre eRA-Kompatibilität hin überprüft werden. Von min-
destens ebenso hoher Relevanz ist die Fitnessanalyse des Beschaffungsobjektes. Eine falsche
Auswahl an dieser Stelle gilt als die häufigste Ursache für das Scheitern einer Auktion.
3 DIE AUKTIONSANBAHNUNG
Danach erfolgt die Anbahnungsphase, die »Initiation«. Sie ist bei einer elektronischen Be-
schaffungsauktion mit höherem Aufwand verbunden als bei einer traditionellen Face-to-Face-
Verhandlung und entscheidend für die Professionalität des Beschaffungsprozesses (Wagner/
Schwab, 2004, S. 20). Empirischen Beispielen zufolge umfasst sie ungefähr 50 Personentage.
Die Initiation besteht aus den Prozessschritten Bedarfsspezifikation und Lieferantenvorauswahl.
Die Bedarfsspezifikation definiert die genaue Ausprägung des Objektes (Hofbauer/Bauer, 2004,
S. 38). Sie umfasst häufig mehrere Varianten des Produktes oder der Dienstleistung und damit
verschiedene Einzelspezifikationen, von denen im Prozessverlauf eine ausgewählt wird. Da eine
Auktion keine Zeit für Nachfragen und Erläuterungen beinhaltet, müssen die Spezifikationen sehr
genau sein. In der Praxis ergeben sich hier häufig Einsparpotenziale durch Standardisierungen
und Bündelungen (Kaufmann/Germer, 2004, S. 63) sowie durch eine erleichterte Interaktion mit
den Lieferanten im weiteren Beschaffungsprozess.
Die Lieferantenvorauswahl »supplier selection« beginnt mit der Ermittlung aller Anbieter, die über
die Fähigkeiten verfügen, den Auftrag nach einem Zuschlag zu erfüllen. Dabei wird zunächst eine
Vielzahl an Zulieferern aufgenommen, wobei häufig auf bereits bekannte Kontakte zurückgegrif-
fen wird (Arnold et al., 2005, S. 120). Zusätzlich können Firmendatenbanken und Lieferanten-
suchdienste genutzt werden. Die gesammelten Anbieter werden dann auf die konkrete Lieferfä-
higkeit hin überprüft. Hierbei spricht vieles für eine rigorose Auswahl. Zum einen wird dadurch die
weitere Abwicklung erleichtert. Zum anderen wird ein faires Wettbewerbsumfeld geschaffen und
Vertrauen auf Lieferantenseite aufgebaut. Kriterien bei der Lieferfähigkeit sind beispielsweise die
Marktstellung, das Qualitätssystem oder vorhandene Kapazitäten. Der Auswahlprozess erfolgt
nun trichterförmig aus der anfangs erstellten Zuliefererliste. In jedem Prozessschritt wird die Er-
füllung weiterer Kriterien überprüft und die Lieferantenzahl damit sukzessive gesenkt. Abbildung
2 stellt den Lieferanteneingrenzungsprozess grafisch dar.
Haben Lieferanten alle dieser Auswahlschritte überstanden, werden sie zu der Auktion eingela-
den. Die durchschnittliche Anzahl dieser Gruppe liegt ungefähr ca. zehn Zulieferern. Millet et al.