Amtliches Bulletin der Bundesversammlung Bulletin officiel de l ...

10. Juni 1997 N 1101 Geschäftsbericht des Bundesrates
gestion ait demandé un rapport au Contrôle administratif du
Conseil fédéral. Ce rapport a été complété par une analyse
d’experts de l’EPFL, qui s’attache plus particulièrement aux
répercussions des nouvelles technologies sur la gestion des
ressources humaines.
De manière générale, on peut résumer la situation en constatant
une absence de stratégie globale de l’utilisation de ces
techniques, entraînant une analyse insuffisante, notamment
en matière de gestion des nouveaux pouvoirs et des compétences,
de la priorité des objectifs et de la coordination. Voici
quelques problèmes que cela engendre.
On doit s’inquiéter des questions d’archivage. Il manque, à
l’heure actuelle, une véritable politique de gestion documentaire,
ce qui entraîne des pertes de certains documents et risque
de poser des problèmes de la mémoire de l’administration.
La formation continue des fonctionnaires doit continuer à occuper
une place importante. La disparité des connaissances
donne évidemment beaucoup de pouvoirs aux spécialistes et
engendre des tensions dont sont victimes les moins doués.
De plus, elle entraîne une importante dépendance à l’égard
des consultants externes, conduisant à des dépenses trop
élevées.
On ne saurait négliger que le remplacement de bon nombre
de places de dactylos par des PC oblige les cadres à assumer
partiellement un travail de secrétariat. Cela s’inscrit dans
la logique de l’emprise des nouvelles technologies sur chaque
place de travail, mais entraîne une perte du temps de réflexion
et d’analyse, qui devrait pourtant représenter une partie
importante de leur travail.
Dernier exemple: il faut à la fois considérer Internet comme
une chance, une possibilité d’ouverture, mais il faut également
prendre des dispositions afin d’éviter certaines fuites,
être plus sensible à des questions de sécurité. En effet, les
contradictions qui peuvent naître à la suite d’informations
émanant de différents services, de documents modifiés en
cours de route, peuvent inciter à une exploitation mal intentionnée
des données. Deux études sont encore en cours
concernant la coordination de l’échange d’informations Confédération/cantons
et la protection des données. Cette dernière
question suscite toujours bien des craintes et des résistances
chez certains collaborateurs.
En conclusion, on peut dire que l’analyse des dysfonctionnements
a été faite à plusieurs niveaux et depuis de nombreuses
années, et que l’on attend non pas des solutions miracles,
mais une véritable stratégie globale, un concept de management,
de coordination, de coaching, permettant sans
doute, également, des économies importantes.
La Commission de gestion restera donc très attentive à l’évolution
de ces nouvelles technologies. J’ai reçu ce matin, sur
mon bureau, un communiqué de presse concernant la restructuration
du secteur informatique. J’espère que cette restructuration
permettra d’aller dans le sens des remarques
que la Commission de gestion a formulées.
Couchepin François, chancelier de la Confédération: Je remercie
tout d’abord la Commission de gestion de l’intérêt
qu’elle a porté au rapport de gestion et, en ce qui concerne la
Chancellerie fédérale, à un certain nombre d’autres sujets
qui n’ont pas été évoqués ce matin.
La rapporteuse de la commission a dit, au début de son intervention,
qu’elle me posait des questions qui, en fait, ne devaient
pas m’être adressées. C’est bien vrai, en ce sens que,
si la Chancellerie fédérale a la responsabilité de contrôle du
Conseil fédéral sur son administration par le service qui porte
ce nom, elle n’est autorisée par ce moyen-là qu’à faire des recommandations,
et la plupart des problèmes évoqués par
Mme Langenberger concernent l’Office fédéral de l’informatique
qui ressortit à la compétence du Département fédéral
des finances. Autrement dit, c’est le chef du Département fédéral
des finances qui, lui, est responsable et peut conduire
une politique dans le domaine informatique, ce que la Chancellerie
fédérale ne peut pas faire. J’essaierai toutefois de répondre
quand même, le plus rapidement possible, aux questions
qui ont été posées.
Amtliches Bulletin der Bundesversammlung
Tout d’abord, en ce qui concerne le problème de la nécessité
de créer des stratégies globales: l’Office fédéral de l’informatique
a mis au point un nouveau système de controlling qui
doit permettre précisément d’analyser avec beaucoup plus
de soin les projets informatiques, de fixer les priorités à l’intérieur
des offices et des départements et, finalement, au plan
général de la Confédération, et de contrôler ensuite la mise
en application des projets qui sont faits. Je considère qu’il
s’agit là d’un très grand progrès en ce sens que, jusqu’ici,
faute d’une bonne coordination et d’outils de gestion adéquats,
un certain nombre d’erreurs ont pu être commises.
En ce qui concerne le problème de l’archivage: ce problème
existe effectivement, et nous sommes en train d’essayer de
le résoudre en le prenant par un autre bout que le seul aspect
archivage. Autrement dit, nous essayons maintenant – c’est
un projet qui porte le nom de KAV (Kompetenzzentrum amtlicher
Veröffentlichung) – d’organiser sur le plan informatique
tout le parcours des documents depuis l’office au département,
à la Chancellerie fédérale, au Conseil fédéral, au Parlement,
retour à la Chancellerie fédérale, passage à l’imprimerie
lorsque ces documents doivent être publiés, pour arriver
finalement aux archives. Cela permettra, pour tous ces
documents destinés à créer la législation en général, d’avoir
un système informatisé d’archivage.
A cela s’ajoute le fait que nous avons essayé d’améliorer, à
la Chancellerie fédérale, toute la saisie des archives, de réduire,
dans la mesure du possible, le papier, pour arriver à digitaliser
les documents le plus rapidement possible. Nous espérons
que, dans le courant de 1998, ce projet, qui est un
projet compliqué, pourra se réaliser. Il est compliqué déjà sur
le plan technique, mais également dans la mesure où il faudra
que l’on habitue les secrétariats des départements et des
offices à travailler selon de nouvelles méthodes.
Cela m’amène à un autre élément évoqué par la commission,
le problème de la formation. Il est clair que les gens qui utilisent
l’informatique n’en utilisent qu’une part relativement restreinte.
Ça suffit pour faire leur travail. Ça pourrait véritablement
être mieux utilisé si les gens étaient mieux formés. Mais
cette formation prend du temps. Par conséquent, compte
tenu de ce que, dans la plupart des offices, nous sommes assez
serrés au niveau du personnel, il est souvent assez difficile
de trouver le temps nécessaire pour former les gens. Il
n’empêche que cet effort est fait, et que les cours mis à disposition
et la formation prévue commencent enfin à porter
leurs fruits.
En ce qui concerne le problème de la sécurité, le sujet a effectivement
préoccupé l’Office fédéral de l’informatique.
Nous avons maintenant, dans chaque département, un responsable
de la sécurité de l’informatique et un responsable
du respect des dispositions relatives à la protection des données,
et surtout à la protection des gens pour lesquels des
données ont été enregistrées.
Mais ces mesures de sécurité, qui deviennent de plus en plus
nécessaires compte tenu des dangers que présente l’informatique,
sont des mesures qui coûtent extrêmement cher.
L’Office fédéral de l’informatique a estimé que, pour les trois
ans à venir, nous devrions dépenser à peu près 100 millions
de francs à cet effet.
En ce qui concerne le rapport entre les cantons et la Confédération,
nous avons eu, lors de la dernière conférence des
chanceliers d’Etat, un échange extrêmement intéressant
pour voir comment nous pourrions utiliser les nouveaux
moyens de communication, KOMBV 3, qui est une véritable
autoroute de l’information permettant des rapports quasiment
immédiats entre la Confédération et les cantons, entre les
cantons eux-mêmes. Malheureusement, la plupart des cantons
ne sont pas encore équipés pour se raccorder à ce réseau
dont ils ignoraient même l’existence. Il y a là un problème
d’information qui n’a peut-être pas passé. C’est fait, et
nous espérons, par des discussions qui sont en cours, arriver
très rapidement à permettre un échange quasi instantané de
toutes les informations nécessaires entre les cantons et la
Confédération.
Voilà ce que je pouvais dire en réponse aux questions. Il est
exact que les soucis de la Commission de gestion, qui datent