ARCHEION

136
ARTUR R. SYPUŁA
wanie, status prawny tej dokumentacji, zasady udostępniania materiałów archiwalnych
i związane z tym przepisy proceduralne; jako jeden z jej celów
wymieniono (s. 3) „wspieranie bezpiecznego przechowywania dokumentacji
prywatnej” 71 .
Regulacje dotyczące archiwaliów odpowiadających w przybliżeniu materiałom
archiwalnym, które w Polsce zaliczane są do niepaństwowego zasobu
archiwalnego, znajdują się w podrozdziale 4 rozdziału 3 omawianej ustawy. Ze
względu na technikę legislacyjną ustawodawcy oraz odmienny niż w innych
państwach, objętych rozpoznaniem, charakter przyjętych konstrukcji zostaną tu
omówione również niektóre rodzaje dokumentacji powstałej w wyniku działalności
podmiotów publicznych.
Przedmiotem analizy będą następujące kategorie dokumentacji wytworzonej
w wyniku działalności osób prywatnych lub znajdującej się w ich faktycznym
władztwie (dla terminologicznej ścisłości pozostawiam nazwy angielskie):
− estray records,
− Minister’s papers,
− private records.
Ustawową definicję pojęcia estray records (termin jest właściwie nieprzetłumaczalny
na język polski) formułuje Public Records Act (s. 4) w części
zawierającej definicje obowiązujące dla całego dokumentu. Zgodnie z nią
termin ten oznacza: „dokumenty publiczne lub ich zespoły albo dokumenty
chronione, których przekazanie nastąpiło inaczej niż na podstawie zgody
głównego archiwisty, wydanej w trybie określonym w niniejszej lub w innej
ustawie z wyłączeniem dokumentacji, która nie jest już uznawana za
publiczną” 72 . W praktyce są to (o czym można wnioskować na podstawie
treści szczegółowych regulacji na s. 36–37) dokumenty wytworzone przez
administrację publiczną (w świetle polskiej teorii archiwalnej należałyby
one do zasobu państwowego), ale z różnych przyczyn znajdujące się poza
repozytoriami publicznymi Archiwum Nowej Zelandii. Podstawowe uprawnienie,
jakie główny archiwista posiada w stosunku do tej dokumentacji, pozwala
mu wystąpić z pismem do podmiotu przechowującego estray records
o okazanie jej w miejscu i czasie określonym przez głównego archiwistę;
jeśli to konieczne, posiadacz dokumentacji może towarzyszyć głównemu
archiwiście przy inspekcji estray records (s. 36). Główny archiwista może
ponadto nakazać (w drodze pisemnego zawiadomienia) posiadaczowi przedmiotowej
dokumentacji (s. 37), by ten:
71
Public Records Act, s. 3: The purposes of his Act are — (h)to support the safekeeping of private
records.
72
Ibidem, s. 4: In this Act, unless the context otherwise requires — estray record means a public
record, public archive, or protected record that has been disposed of otherwise than in accordance
with an authorization of the Chief Archivist under this Act or as required by or under enactment but
does not include a discharged public record.