ARCHEION

KRONIKA
703
mentacji osobowej i płacowej było novum w ich działalności. Na mocy tej nowelizacji
archiwa państwowe zostały zobowiązane do przejmowania i zabezpieczania
dokumentacji osobowej i płacowej na podstawie postanowień sądowych.
Zgodnie z zapisami ustawy w przypadku likwidacji pracodawcy dokumentacja
pracownicza trafia do Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej,
natomiast w przypadku likwidacji przechowawcy dokumentację przejmuje
właściwe terytorialnie archiwum państwowe lub to, które wskaże Naczelny
Dyrektor Archiwów Państwowych.
Prof. Stępniak stwierdził, że minione dziesięciolecie było czasem gromadzenia
doświadczeń w zakresie systemu zarządzania dokumentacją zlikwidowanych
pracodawców. Zwrócił uwagę, że nowelizacja była aktem bardzo spóźnionym,
a okres kilku lat przed jej wprowadzeniem niósł za sobą fatalne skutki dla stanu
zachowania dokumentacji osobowej i płacowej, a także dla osób potrzebujących
tej dokumentacji.
Następnie prof. Stępniak odniósł się do problemu nierzetelnych przechowawców,
którzy przejmowali dokumentację pobierając wynagrodzenie za 50 lat
przechowywania i lokowali ją w różnych, przypadkowych i nieprzystosowanych
do tego celu pomieszczeniach, czego konsekwencje są dzisiaj dotkliwie odczuwalne.
Odnosząc się do kwestii przejmowania dokumentacji pracowniczej
przez archiwa państwowe, podkreślił, że przejęcie przez nie dokumentacji przechowawców
nie oznacza zakończenia postępowań prawnych mających na celu
uzyskanie środków na zarządzanie udostępnianiem tej dokumentacji. Naczelny
Dyrektor Archiwów Państwowych i wskazani przez niego dyrektorzy archiwów
państwowych w takich wypadkach działają w imieniu Skarbu Państwa.
Następnie głos zabrał mecenas Stefan Cimaszewski, radca prawny w NDAP.
Jego wystąpienie dotyczyło podstaw prawnych postępowania z dokumentacją
osobową i płacową w Polsce. Prelegent rozpoczął od omówienia postępowania
z dokumentacją pracowniczą na etapie, gdy ta jest jeszcze związana z trwającym
stosunkiem pracy. Wskazał, że kodeks pracy obliguje pracodawcę do prowadzenia
dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt
osobowych pracowników, a także do przechowywania tej dokumentacji w warunkach
niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawca, który
tych wymogów nie spełnia, naraża się na odpowiedzialność za wykroczenia.
Kodeks pracy przewiduje nałożenie grzywny, którą wymierza sąd w granicach
1000–30 000 zł.
Następnie omówione zostało postępowanie z dokumentacją pracowniczą po
ustaniu stosunku pracy. Referent opisał sytuację, gdy dokumentacja, mimo ustania
stosunku pracy, nadal znajduje się u pracodawcy i zgodnie z obowiązującą
obecnie zasadą, wyrażoną w art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach, musi być przechowywana przez 50 lat. Mecenas Cimaszewski
wskazał także korespondujący z tym przepisem art. 125a ust. 4 ustawy
o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, który obowią-