ARCHEION

PORZĄDKOWANIE AKT I KSZTAŁTOWANIE ZASOBU ARCHIWUM…
355
i zasad metodycznych, w tym także dotyczących kwestii gromadzenia archiwaliów.
W okresie luty–marzec 1919 r. Wydział Archiwów Państwowych opublikował
wiele dokumentów normatywnych, które legły u podstaw funkcjonowania
archiwów. Jeden z pierwszych, z lutego 1919 r., dotyczył kwestii porządkowania
materiałów archiwalnych stanowiących własność państwową 3 . Jego najważniejszym
zadaniem było uzasadnienie podstawowych zasad proweniencji oraz
możliwości ich zastosowania do opracowywania akt w archiwach polskich.
Warto zaznaczyć, że zasada proweniencji zyskała szczególną popularność
w archiwistyce polskiej w okresie międzywojennym. Podkreślała ona znaczenie
ścisłego związku między materiałami archiwalnymi wchodzącymi w skład
zespołu archiwalnego a jego twórcą (kancelarią); inaczej nazywano ją zasadą
przynależności zespołowej. Opracowano również podstawowe zasady tworzenia
zespołu archiwalnego, m.in.: 1. akta archiwalne będące wynikiem pracy
wydziału lub instytucji mają stanowić zwartą jednolitą jednostkę w archiwum
(na tej podstawie powstała zasada niepodzielności zespołu, choć samo pojęcie
„zespołu” upowszechniło się dopiero od końca lat 20. XX w. dzięki podręcznikowi
archiwistyki autorstwa K. Konarskiego); 2. akta utworzone przez jedną
instytucję w trakcie jej funkcjonowania stanowią jednolitą i niepodzielną całość
i nazywane są zespołem (powinny być uporządkowane wg tych samych
zasad, wg których funkcjonowały w kancelarii instytucji); 3. wyróźniano dwa
rodzaje zespołów — otwarte i zamknięte (omawiając zastosowanie tych norm
w praktyce, przyjrzymy się bliżej Archiwum Uniwersytetu we Lwowie; od razu
zwróćmy uwagę, że jest to zespół otwarty, ponieważ dopływały do niego stopniowo
akta z kancelarii uniwersytetu); 4. akta zespołu dzielono na poddziały,
serie oraz grupy, które tworzono w trakcie funkcjonowania instytucji. Ważne
uwarunkowanie stanowiła zasada, że porządkowaniu akt instytucji powinno
towarzyszyć zbadanie historii, organizacji, warunków funkcjonowania i zarządzania
instytucją będącą twórcą zespołu, a także zasad funkcjonowania jej kancelarii
oraz układu registratury (np. zespół Uniwersytet we Lwowie podzielono
na grupy odpowiadające działalności wydziałów i rektoratu, a wewnątrz tych
grup wyodrębniano główne rodzaje dokumentów na podstawie układu chronologicznego).
Omawiając zasady gromadzenia, nie sposób pominąć definicji i ówczesnego
rozumienia pojęcia „zespół archiwalny”, które stanowiło podstawę realizacji
owych procesów. Ważnym osiągnięciem autorów prac z teorii i metodyki
archiwalnej okresu międzywojennego jest ustalenie kwestii terminologicznych,
które są zasadniczo ważne dla opracowania podstawowych zasad
gromadzenia zasobów archiwalnych. Wśród nich – precyzyjne definiowanie
i rozumienie takich pojęć, jak „zespół”, „zasób”, „zbiór”. Warto zaznaczyć,
3
I. Mamczak-Gadkowska, Archiwa państwowe w II Rzeczypospolitej, Poznań 2006, s. 271.