ARCHEION

376
OLGA OSEREDCZUK
справи (внутрішнього опису. — О.О.), який або вміщували в саму справу
або ж подавали на окремих аркушах, які вшивали перед першим аркушем
справи. Вшитий зміст також нумерували римськими цифрами, інформацію
про це зазначали у відповідній клаузулі 14 . Тяжко простежити дотримання
усіх вищенаведених вимог в архіві Львівського університету, оскільки
первинно оформлених архівних документів не збереглося. Більшість
з них були наново упорядковані уже в радянський час. Однак, залишки
попереднього упорядкування збереглися в окремих видах документів. До
прикладу, у протоколах засідання сенату з 1920–1930 рр. наявні внутрішні
описи. Цей вид документа упорядковували за хронологічною ознакою.
Зазвичай протоколи за піврічний період зшивались разом в одну справу.
Дещо відрізнялися вимоги до оформлення справ, які вели за чисельною
системою. Передбачалося, що під час їх упорядкування повинні зберегтися
усі ті особливості, які були під час їх функціонування. Ці матеріали укладали
відповідно до нумерації, їх поділяли на частини (відділи, розділи), а в кожній
із них за номерами відповідно. Якщо документи поділяли на рубрики, то їх
спочатку укладали за рубриками, а в середині — за послідовною нумерацією.
У процесі упорядкування актів у діловодстві використовували так звану
систему Кєлманського, коли певному виду (наприклад, усій кореспонденції
з одного питання) документів присвоювали єдиний діловодний номер. Такі
документи укладали за номерами, а всередині номерів за хронологією.
Визначальним принципом для упорядкування документів за чисельною
системою було укладення за хронологією, нумерацію таких документів
закривали щороку 15 . Аби передати упорядковані за таким принципом
документи до складниці, їх необхідно було укласти у фасцикули. З обох
боків їх закривали картоном, він мав виступати на 1 см за поля документів.
Після укладення у фасцикулу справу обв’язували навхрест шнурівкою.
На картоні записували таку інформацію: назву установи та відділу, рік
за який у фасцикулі були документи, граничні номери документів, що
зберігалися у фасцикулі. Визначити, чи використовували цей принцип
роботи в університетському архіві практично не можливо. В Інвентарі, що
опублікував Л. Фінкель, зазначено, що окремі матеріали були пов’язані
у фасцикули. Однак жодної інформації про систему їх упорядкування ми
не маємо.
Передання актів до складниці передбачало проходження низки процедур.
Вимагалося не лише упорядкування документів у справу, а й підготування
самих актів. Відповідно до Приписів, матеріали, які передавали до складниці,
мали мати «належний вигляд». Під ним розуміли: вимогу підклеєння
малюнків, мап і планів на полотно або папір; підклеєння папером роздертих
14
ЦДІАЛ м. Львів, Ф. 145, оп. 1, Спр. 16, арк. 41.
15
T. Manteuffel, Dziedziczenie registratur, s. 137.