ARCHEION

372
OLGA OSEREDCZUK
З процесом комплектування тісно пов’язаний процес упорядкування
матеріалів, що мали надійти на зберігання до архіву. Якщо на початках
йому не надавали важливого значення, бо архіви приймали усі матеріали,
які збереглися, то уже в міжвоєнний період невпорядковані належним
чином матеріали не приймалися для зберігання. Така вимога, звичайно,
стосувалась установ та архівів, куди передавали поточну документацію.
Звичайно цією вимогою працівники архівів дещо нехтували, якщо йшлося
про особливо цінну документацію. Окреслюючи процес упорядкування
доречно відзначити, що у цій частині йтиметься про етап, який проходили
документи до поступлення в архів.
У міжвоєнний період були випрацювані головні засади з упорядкування
актів, визначивши для цього кілька принципів. Одним із основних був
принцип упорядкування за алфавітом, однак його було неможливо
застосувати до усіх видів актів. Також застосовували хронологічний принцип,
який був доволі зручним та простим для застосування. Використання
цього принципу ускладнювалося, якщо до складу фонду входили старі,
недатовані документи. Хронологічний уклад актів не давав змоги повною
мірою зорієнтуватися в цілісності архівного матеріалу, у такому випадку
об’єднання актів в один фонд виглядало доволі штучним. Окрім цього, цей
метод абсолютно не підходив для фондів з великою кількістю документів.
Ще одним принципом упорядкування архівних матеріалів був системний
або тематичний принцип. Він передбачав групування документів за
визначеним заздалегідь планом, виділяючи класи, групи, категорії та інше.
Важливим аспектом у процесі упорядкування документів було застосування
структурного поділу. Він передбачав збереження тієї ж функціональної
структури, яка існувала під час функціонування документів у діловодстві.
В упорядкуванні архівних документів архівна теорія визначала за можливе
також застосування методу розподілу актів на певні групи за тематикою.
Однак у разі застосування цього методу важливо було не знищити початкове
групування документів. Архівісти зазначали, що застосування подібного
методу могло спричинити загрозу втрати архівного фонду як комплексу.
Загалом, характеризуючи усі вищезазначені способи упорядкування
архівних матеріалів, тогочасні автори зауважували, що жоден із них не був
абсолютно добрим і єдино можливим для застосування. Добре упорядкування
фонду, тісно у той час пов’язувалось із його розмірами. Існувала проста
закономірність, чим менші обсяги фонду, тим легше його упорядкувати.
Для архівних фондів із великою кількістю одиниць зберігання, найбільш
прийнятною була так звана органічна система. У такому випадку головну
увагу приділяли канцелярській належності документу. Цю систему архівісти
визначали як можливу для застосування і в малих, і у великих фондах. Суть
такої системи полягала в тому, що структура, яка діяла в канцелярії, під
час функціонування документів була повністю збережена і пристосована