ARCHEION

700 KRONIKA
− opinię, iż w wypadku zamiaru zniszczenia jednostek archiwalnych składających
się wyłącznie z okładek lub obwolut, czyli niezawierających dokumentacji
(np. puste obwoluty akt spraw sądowych), konieczne jest poddanie
ich ocenie pod kątem wartości archiwalnej, tj. objęcie ich procedurą
brakowania dokumentacji z zasobu własnego, a nie uznawanie a priori, że
skoro nie ma w nich dokumentacji, to sama okładka nie stanowi potwierdzenia
istnienia danej sprawy 7 ,
− opinię przekazaną Centralnej Komisji Metodycznej dotyczącą niewłaściwego
(w ocenie CKAOD) postępowania pracowników archiwów państwowych
porządkujących zespoły czy zbiory archiwalne, wyłączających
z akt spraw pisma przewodnie i uznających je za tzw. korespondencję
manipulacyjną podlegającą brakowaniu 8 .
Równocześnie prace CKAOD można było śledzić na bieżąco na stronie internetowej
(www.archiwa.gov.pl), w zakładce poświęconej organom kolegialnym
NDAP („Centralna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji”), za którą również
odpowiadała wskazana powyżej komórka organizacyjna NDAP.
Podsumowanie kadencji CKAOD
Podsumowując działalność CKAOD w latach 2007–2011, wydaje się, że można
stwierdzić, iż przyniosła ona w znacznym stopniu oczekiwane efekty. Niewątpliwym
sukcesem było uporządkowanie procedury brakowania dokumentacji z zasobu
archiwów państwowych zarówno od strony formalno-prawnej, jak i merytorycznej.
Zmniejszająca się liczba wniosków wpływających do Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych w sprawie zatwierdzenia brakowania dokumentacji z zasobu
własnego archiwów pozwala sądzić, że wprowadzona od 1 stycznia 2010 r. procedura
usprawniła działania archiwów państwowych w tym zakresie 9 .
Nie została zrealizowana siłami CKAOD zaplanowana przez nią analiza kryteriów
wartościowania dokumentacji powstającej na różnych szczeblach administracji
publicznej. Zadanie to zostało podjęte przez Departament Kształtowania Narodowego
Zasobu Archiwalnego NDAP, który również był jego koordynatorem 10 .
Warto również podkreślić, że wnioski CKAOD wynikające z uważnej obserwacji
własnych działań, jak i funkcjonowania komisji archiwalnej oceny dokumentacji
w archiwach państwowych, stały się pod koniec kadencji CKAOD
podstawą do stworzenia zrębów założeń nowych regulacji prawnych w tym
zakresie.
7
Pismo NDAP z 12 listopada 2009 r. (znak sprawy: DKN/600/3/09).
8
Pismo Dyrektora Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego NDAP
z 5 sierpnia 2009 r. (znak sprawy: DKN/600/1/09).
9
Dla przykładu, w 2008 r. CKAOD rozpatrzyła 57 wniosków archiwów państwowych, w 2009
— 33, a w 2010 — już tylko 17.
10
Por.: sprawa oznaczona znakiem: DKN/400/1/09.