ARCHEION

MODEL CYKLU ŻYCIA DOKUMENTACJI
205
Faza selekcji
Autorzy podręcznika słusznie zauważają, że wartość dokumentacji nieaktywnej
zależy nie od samego dokumentu, lecz od wartości zawartej w nim informacji.
Wartość ta może niekiedy być mierzona w minutach, a innym razem
w stuleciach. Dokumenty, o których wiemy od chwili ich powstania, że mają
wartość wieczystą, powinny być tworzone na materiałach odpowiedniej jakości.
Natomiast akta powstałe na nietrwałych materiałach, które z czasem okazały się
mieć trwałą wartość, można przenieść na inny nośnik. Autorzy piszą o mikrofilmowaniu,
dzisiaj archiwa bardzo chętnie skanują swe zasoby, choć niestety
wiemy, że ich „wieczystość” nie jest dowiedziona.
W podręczniku znajdujemy jeszcze propozycję ukazania relacji osoba — dokumentacja
74 . W kolejnym schemacie powtórzony został w zasadzie powyższy
model, a ponadto dołączono kolumnę pokazującą hierarchię służbową. Zdaniem
autorów, im dalszy stopień w hierarchii instytucji, tym zainteresowanie kieruje
się ku wyższym etapom cyklu życia dokumentacji. Zatem okresem aktywnym
miałby interesować się głównie referent i niższy personel, półaktywnym kierownictwo
średniego szczebla, zaś menadżerowie zarządzający mieliby interesować
się głównie aktami nieaktywnymi (z punktu widzenia zarządzania ryzykiem),
a w pewnym zakresie także archiwaliami jako nośnikiem firmowej wiedzy i tradycji.
Ocenę, zwłaszcza tego ostatniego fragmentu, autor pozostawia czytelnikowi,
a zwłaszcza doświadczonym archiwistom zakładowym...
Na koniec wreszcie autorzy zwracają uwagę na istotną rolę technologii i jej
związki z całym cyklem życia dokumentacji. Podkreślają, że technologia jest
jedynie narzędziem, jednak ważnym, gdyż pozwala uzyskać te same lub lepsze
rezultaty taniej i bardziej efektywnie. Należy wszak zawsze pamiętać, że także
dzisiaj komputery, skanery czy laserowe drukarki są takim samym narzędziem
jak pozostałe wyposażenie biur i mają przede wszystkim nam służyć i wypełniać
funkcje istotne dla instytucji, a nie odwrotnie. Autorzy radzą uważać, by „unowocześnienia”
nie podrożyły i nie spowolniły procesów, a przez to nie zmniejszyły
wydajności pracy.
Dzisiaj, po 24 latach od pierwszego wydania podręcznika, widzimy, że ostrzeżenia
autorów były nadaremne, bowiem urządzenia elektroniczne opanowały
niemal całkowicie produkcję dokumentacji. Co więcej, wiadomość, że pracownicy
rosyjskiej Federalnej Służby Ochrony chcą zakupić 20 klasycznych maszyn
do pisania w celu ich wykorzystania przy tworzeniu tajnej korespondencji stała
się newsem światowych mediów 75 .
74
Ibidem, s. 16.
75
Rosja broni się przed cyberszpiegostwem — przesiada się na... maszyny do pisania
[dostęp: 18 lipca 2013].