ARCHEION

MODEL CYKLU ŻYCIA DOKUMENTACJI
197
tucji macierzystej model taki jest absolutnie wystarczający, gdyż obejmuje cały
okres praktycznego korzystania z dokumentacji. Rola zarządcy dokumentacji
czy archiwisty zakładowego kończy się, gdy dokumentacja zostaje zniszczona
lub przekazana do archiwum historycznego.
Interesującym wyjątkiem od tej reguły jest wielokrotnie już wspominana
H.L. Chatfield z proponowanym przez nią okresem historycznego użytkowania
oraz Shelly Hardcastle 62 z wydzieleniem, jako trzeciej fazy (archiwalnej), gdy
dokumentacja jest użyteczna raczej w celach historycznych niż związanych
z działalnością instytucji macierzystej.
Częstotliwość korzystania z dokumentacji
Zauważmy na koniec, że używany niemal na całym świecie od dziesiątków lat
podział jest... nielogiczny. Dzielenie dokumentacji w zależności od intensywności
użytkowania jest podziałem dychotomicznym. Zbiór „dokumentacja” może być
podzielony z tego punktu widzenia na dwa (i tylko dwa) odrębne podzbiory. Pierwszy,
obejmujący dokumentację aktywną i drugi z dokumentacją nieaktywną.
Jedynie wtedy spełniony jest warunek zupełności i rozłączności. I na tym
koniec, podział ten obejmuje wszystkie elementy zbioru „dokumentacja”. A co
z dokumentacją półaktywną? Ta stanowi część podzbioru „dokumentacja aktywna”,
nieczęsto wprawdzie, ale bywa ona wszak aktywna. Opisane zależności
przedstawia schemat na stronie 198. Przywołując raz jeszcze analogię biologiczną,
zwróćmy uwagę, że człowiek półżywy nadal należy do kategorii ludzi żywych.
Z logicznego punktu widzenia poprawniej zatem byłoby mówić o dokumentacji
używanej często, sporadycznie i nieużywanej 63 . Ze względu jednak
na prostotę i wieloletnią praktykę archiwistów zagranicznych autor proponuje
pozostać przy dosłownym tłumaczeniu terminów. Ponadto trzeba pamiętać, że
i same terminy są wszak bardzo umowne, a granica między nimi — płynna. Nikt
przecież ze „szkiełkiem i okiem” nie zlicza, ile razy używane są poszczególne
teczki. (No chyba, że byłby to przedstawiciel zapomnianej dzisiaj w Polsce archiwoekonomii).
Nawet dokumentacja nieaktywna, przechowywana w archiwach
historycznych, bywa niekiedy wykorzystywana w swej pierwotnej funkcji,
gdy sąd zażąda jej dostarczenia w związku z toczącą się sprawą 64 .
Wydaje się, że prostszą i praktyczniejszą metodą oceny, choć też przybliżoną,
jest analizowanie faktu pochodnego od intensywności użytkowania dokumen-
62
S. Hardcastle, Providing Storage Facilities [w:] How to Manage Your Records: a Guide to Effective
Practice, ed. P. Emmerson, Cambridge: ICSA Publishing 1989.
63
Zwróćmy uwagę, że opisywanego błędu nie popełnia H.L. Chatfield, wydzielając dokumentację
bieżącego, nieczęstego i historycznego użytkowania.
64
Często takie praktyki mogą prowadzić do uszczuplenia zasobu, gdyż sądy niechętnie zwracają
wypożyczone akta; autor pamięta długie boje archiwum warszawskiego z rozsianymi w czterech województwach
sądami zalegającymi ze zwrotem akt.