ARCHEION

204 LESZEK PUDŁOWSKI
Trzy główne fazy pozostają takie jak w modelu ustawowym. I.A. Penn nie
ogranicza się jednak do samych definicji, lecz bliżej charakteryzuje poszczególne
etapy życia dokumentacji.
Faza tworzenia
Pierwsza faza obejmuje okres, w którym dokument fizycznie powstaje. Może
on być tworzony przez pracownika i mieć postać pisma, formularza czy raportu.
Może też zostać stworzony w ciągu sekund przy użyciu kopiarki. Napisanie
dłuższego pisma czy raportu wymaga często wiele czasu i dlatego autorzy zalecają
analizę zagadnienia jeszcze przed sporządzeniem dokumentu i zastanowienie się,
czy w ogóle powinien on powstać. Podają wartą zapamiętania, ważną i bardzo
praktyczną (w każdych czasach) dyrektywę:
Jeśli dokument nie jest potrzebny, to nie powinien być tworzony.
Dokumentacja powstaje zazwyczaj na stanowiskach pracy i pozostaje wtedy
w gestii odpowiedzialnego pracownika/referenta. Także sposób jej przechowywania
zależny jest wówczas od twórcy, zatem dla swej wygody trzyma on
ją zazwyczaj przy sobie. Dopiero w etapie końcowym dokumentacja może być
przekazana do registratury.
Faza obsługi i korzystania
Ta faza, wcześniej już zaplanowana przez zarządcę dokumentacji, przebiega
na dwu różnych poziomach. Zarządzanie dokumentacją musi się tu odbywać
na poziomie teczki/folderu oraz serii. W początkowym etapie referent ma dużą
swobodę w dysponowaniu tworzonym dokumentem i organizuje pracę zgodnie
z indywidualnymi preferencjami. W tym okresie zarządca dokumentacji zazwyczaj
nie ingeruje. Mowa oczywiście o tradycyjnym systemie, gdyż w świecie
wirtualnym wszystko ma już swe przygotowane miejsce i formę. Tym niemniej
warto zauważyć, że także autorzy podręcznika podkreślali, że kwestie obsługi
informacji i dostępu do niej muszą być zaplanowane, jeszcze zanim dokument
powstanie.
Zarządzanie teczkami zaczyna się zazwyczaj w okresie, gdy są one przenoszone
ze stanowiska pracy do miejsca dostępnego dla większej liczby osób (sekretariat,
registratura wydziału). Dopiero wtedy zdaniem I.A. Penna dokumentacja
staje się aktywna. Z czasem, gdy dokumentacja staje się mniej aktywna,
osoba zarządzająca aktami zaczyna zwracać mniejszą uwagę na poszczególne
teczki, a zajmuje się bardziej seriami dokumentów, które odgrywają wówczas
większą rolę w potrzebach związanych z działalnością organizacji.