ARCHEION

ПРОЦЕСИ УПОРЯДКУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ…
377
аркушів; долучення до кореспонденції іноземною мовою перекладу;
долучення допису до важливих, але нечитабельно написаних листів. Для
належного зберігання усі документи поміщали у спеціальні коробки. Якщо
документ вели у вигляді прошитої книги, то вимагалося його оправлення
у цупку палітурку. Усі документи, що передавали до складниці, обов’язково
мали бути упорядкованими відповідно до тієї системи, якою їх вели. Таємні
документи передавали до складниці у спеціальних коробках, додатково
обгорнутими папером та спеціально запакованими.
Передання актів до реєстратури відбувалося раз на рік, протягом першого
півріччя. Часто цих вимог не дотримувалися, і документи передавали
невчасно. Однак ситуація була тісно пов’язана із керівництвом установ.
З метою налагодження та унормування діловодства і належного зберігання
документів, у січні 1917 р. ректор Казимир Твардовський звернувся до
директора архіву Л. Фінкеля. Прохання полягало в огляді документів,
що зберігалися в реєстратурі ректорату та деканатів. Директорові архіву
необхідно було відібрати ті акти, які в подальшому мали зберігатися в архіві.
Окрім того, ректор звернувся до декана факультету права з проханням
надати доступ Л. Фінкелю до реєстратури 16 .
У процесі передання документів укладали акт у трьох екземплярах,
що мав містити такі пункти: порядковий номер, знак акта, номер тому
(якщо документ мав кілька томів). Дещо відрізнявся формуляр акта для
документів, що велися за чисельною системою. У ньому були наявні клаузули
порядкового номера фасцикули, кількість актів у справі, перелік рубрик
та примітки або увага. Акти, які оформляли для передання документів до
скланиці, укладали у трьох екземплярах. Їх підписував керівник канцелярії
та керівник складниці. Один екземпляр акта передавали до канцелярії,
а два залишалися в складниці. Передбачалося подання документів у тому
ж порядку, у якому укладали акт, їх мали складати у в’язки і перев’язувати
шнурком. Розмір такої в’язки не повинен був перевищувати 20 см 17 (64,
арк. 24). У всіх місцях дотику шнурка до документів необхідно було
підкласти цупкий папір або картон, такі заходи вживали аби не пошкодити
матеріалів. На одній із карток необхідно було подати інформацію про
відділ, який передає, рік передання та кількість справ. На сьогодні не
збереглося матеріалів, які б містили інформацію про процедуру передання
документів до архіву Університету, тому чітко реконструювати цей процес
неможливо.
Коли документи надходили до складниці, то її керівник перевіряв
наявність усіх документів відповідно до отриманого опису. Крім того, кожну
16
Державний архів Львівської області, м. Львів (далі: ДАЛО), Ф. 26 Університет імені Яна
Казимира, 1784–1939 рр., оп. 6, Спр. 795, арк. 18.
17
ЦДІАУ м. Львів, Ф. 145, оп. 1, Спр. 16, арк. 24.