ARCHEION

562 HENRYK NIESTRÓJ
Ordery, medale i inne rzeczy wartościowe, które wymagały specjalnych
warunków przechowywania, pozostawały u referenta aż do zakończenia sprawy.
Przesyłki towarowe przekazywało się woźnemu (Amtsmeister) 6 . Przy wpływie
należało je sprawdzić pod względem zawartości, po czym woźny przekazywał
tę informację zainteresowanemu referentowi lub, gdy nie można było tego
ustalić, nadinspektorowi.
Wszystkie wpływy, zaraz po otwarciu przez komórkę przyjmującą, należało
opatrzyć pieczęcią z datą i dokładną godziną wpływu. Jednocześnie należało
je podzielić na poszczególne wydziały. Opisu spraw po dekretacji i rozdzieleniu
pism wg poszczególnych wydziałów dokonywał nadinspektor rejencyjny,
wspierany przez pomocnika urzędu powiatowego 7 .
Jeśli kierownik wydziału stwierdził, że jego wydział nie jest właściwy do
merytorycznego załatwienia sprawy, miał obowiązek zawiadomić o tym kierownika
właściwego wydziału i przekazać mu sprawę. Dyspozycja przekazania
sprawy powinna być podpisana przez stronę przekazującą i przyjmującą oraz
kontrasygnowana przez landrata lub jego zastępcę. W żadnym wypadku sprawa
nie mogła zostać oddana nadinspektorowi z adnotacją: Nicht zuständig (niewłaściwy
— do rozpatrzenia sprawy).
Jeśli na piśmie przewodnim nazwisko lub adres nadawcy były nieczytelne,
należało pozostawić przy nim kopertę.
Dokumenty i umowy wpływające bez załączonego pisma należało zaopatrzyć
w kopertę, na której stawiano pieczątkę wpływu. To samo dotyczyło bieżących
zarządzeń władz wyższych oraz pism, które zostały nadesłane przez władze
zwierzchnie z zastrzeżeniem zwrotu. Opis koperty należał do osoby prowadzącej
dziennik podawczy właściwego referatu.
Wpływy po ostemplowaniu, rozdzieleniu i oznaczeniu były przedkładane
nadinspektorowi rejencyjnemu. Te zaś sprawy, które na podstawie innych
zarządzeń (tj. wszystkie sprawy dotyczące urzędu rejencyjnego i spraw politycznych)
względnie, których ważność i pilność była zaznaczona 8 lub jednoznacznie
wynikała z treści pisma, należało przedłożyć landratowi. Pozostałe
wpływy trzeba było od razu przekazać do teczek kierowników wydziałów.
Kierownicy oznaczali te pisma co do rodzaju sprawy i przekazywali poszczególnym
referentom. Po rozdysponowaniu pism puste teczki wracały do komórki
przyjmującej podania. Od referenta wpływ przechodził od razu do prowadzącego
księgę ze spisem spraw (Geschäftsbuch).
6
Oczekiwane większe paczki referent powinien był wcześniej zgłosić woźnemu.
7
Nadinspektor sprawował formalny nadzór nad tymi czynnościami, nie wykonywał ich osobiście.
8
Można było stosować adnotacje, które przyspieszały rozstrzygnięcie sprawy: Eilt, Sofort (pilne,
natychmiast); z kolei sprawy, przy których wymagane było zachowanie tajemnicy, należało oznaczać
jako Geheim (tajne, poufne).