ARCHEION

200 LESZEK PUDŁOWSKI
zarządzanie operacjami agencji rządowych 69 . Język prawniczy nie jest zapewne
najbardziej klarowny (i łatwy w przekładzie), lecz za to w sposób precyzyjny
i logiczny definiuje terminy. Powyższa definicja składa się z trzech części,
pierwsza opisuje w klasyczny sposób, jak należy rozumieć zarządzanie. Druga
określa poszczególne etapy zarządzania dokumentacją. Trzecia mówi o celu całego
procesu. Część środkowa to de facto wyliczenie trzech etapów cyklu życia
dokumentacji. Etapy te mają również swe ustawowe definicje:
1. Tworzenie dokumentacji (creation) wg prawodawców oznacza wytworzenie
(production) lub skopiowanie jakiegokolwiek dokumentu. Później
badacze z Archiwum Narodowego słusznie dołączyli do tego etapu również
korespondencję wpływającą (receipt), czyli wytworzoną w innych instytucjach,
lub przesłaną przez osoby fizyczne.
2. Obsługa i korzystanie z dokumentacji (maintenance and use) oznacza
działanie obejmujące:
− wprowadzenie dokumentów do systemu agencji federalnej, czyli przyjęcie
i dystrybucję dokumentacji do właściwych komórek,
− magazynowanie (storage), wyszukiwanie i obsługę dokumentacji
przechowywanej w kancelaryjnej części biura (offi ce fi le location) przez
lub dla agencji federalnej,
− korzystanie z korespondencji przez agencję federalną lub
− wybór i używanie sprzętu oraz materiałów biurowych (supplies)
związanych z dokumentacją i kopiowaniem.
3. Selekcja dokumentacji (disposition) oznacza działanie obejmujące:
− brakowanie, czyli usuwanie dokumentacji doczesnej, która nie jest już
niezbędna do prowadzenia działalności, przez zniszczenie lub darowiznę,
− przekazanie dokumentacji do magazynów lub archiwów przejściowych
(storage facilities or records centers) federalnej agencji,
− przeniesienie do Archiwum Narodowego Stanów Zjednoczonych dokumentacji,
którą określono jako mającą wystarczającą wartość historyczną
lub inną, uzasadniającą stałe zachowanie, lub
− przeniesienie dokumentacji z jednej agencji federalnej do innej agencji
federalnej.
Opisany model funkcjonuje w Stanach Zjednoczonych do dzisiaj. Najlepszym
tego dowodem są oficjalne dokumenty tamtejszego Archiwum Narodowego,
które powielają opisany schemat. Poniżej zamieszczono spolszczone
przedstawienie procesu, opublikowane w dokumencie analizującym zarządzanie
dokumentacją w tymże archiwum:
69
Ibidem, § 2901.