ARCHEION

LANDRATURA OPOLSKA PODCZAS DRUGIEJ WOJNY ŚWIATOWEJ…
563
Wpływy oznaczone Eilt lub Sofort można było od razu wpisać do dziennika
podawczego. Każdy wpływ rejestrowany był z podaniem numeru wpływu, który
wpisywano na pieczęci wpływu, wraz z podaniem liczby i rodzaju załączników,
a także — jeśli to możliwe — z oznaczeniem akt, do których należał. Załączniki
pisemne należało oznaczyć na dolnym marginesie numerem z dziennika podawczego.
Liczne załączniki do jednego pisma (np. rachunki) należało powiązać,
a wiązkę oznaczyć numerem pisma, z podaniem liczby załączników w wiązce.
Sprawy, które były kierowane do kilku referentów, oznaczane były w dzienniku
podawczym tylko pierwszym, głównym referatem, który sprawę rozpatrywał.
Dzienniki podawcze zaczynały się 1 stycznia i prowadzone były systemem
ciągłym przez cały rok. Rozporządzenia i ogłoszenia (Erlass) ministerialne,
nadprezydenta i zarządzenia (Verfügung) prezydenta rejencji należało wpisywać
czerwonym kolorem.
Dniem wpływu była zawsze data wpisana na pieczęci wpływu. Wszelkie informacje
urzędowe nie otrzymywały nigdy pieczęci wpływu i wpisywane były
pod datą ostatecznego zapisu.
Do dziennika podawczego należało wpisać wszelkie akty prawne ministerialne
i nadprezydentów oraz rozporządzenia prezydentów rejencji (tj. nie tylko
z własnej prowincji i rejencji). Przypadkowo zarejestrowane inne sprawy kierownik
wydziału powinien oznaczyć adnotacją: Tgb. (Tagebuch — dziennik podawczy),
Eintr. (Eintrag — wpis) lub podobnie.
Sprawy rejestrowe (Registersache), które powstawały podczas opracowania
innych spraw, a które tworzyły listy, rejestry itp., należało prowadzić (i oznaczać)
w sposób, który mógłby zastąpić dziennik podawczy.
Sprawy zbiorcze (dotyczące jednego zagadnienia, ale odnoszące się do wielu
stron w sprawie), po ich opracowaniu, zbierano razem i w dniu, w którym upływał
termin oznaczony w sprawie, rejestrowano w dzienniku, a następnie przedkładano
opracowującemu do załatwienia. W trybie zwykłym każdą sprawę, po
rejestracji w dzienniku, przedkładano osobie rozpatrującej ją pod względem merytorycznym.
Po zarejestrowaniu wpływu dołączano do niego wszystkie ewentualne wcześniejsze
pisma w tej sprawie, a wszystkie załączniki zaznaczano na piśmie wpływającym.
Warte podkreślenia jest to, że starano się unikać pisemnego załatwiania spraw
między urzędami. Miało to z jednej strony przyspieszyć rozstrzygnięcie sprawy,
z drugiej zaś oszczędzało materiały służące przygotowaniu pism.
Wszelkie wnioski, jeśli tylko nie stały temu na przeszkodzie wyjątkowe trudności,
należało załatwiać w ciągu 48 godzin od wpływu. Wszyscy urzędnicy
mieli obowiązek wzajemnie się wspierać, zwłaszcza w wypadku pism oznaczonych
jako pilne (wspomniane już adnotacje: Sofort, Eilt), które musiały być
załatwione w ciągu 24 godzin. Jeśli zaś nie było to możliwe, należało jak naj-