ARCHEION

196 LESZEK PUDŁOWSKI
rzadziej niż 20 razy w miesiącu (czyli ok. raz dziennie), to może powiedzieć, że
trzyma dokumentację półaktywną 59 .
Faza nieaktywna
Dokumentacja nieaktywna obejmuje akta spraw zamkniętych i nie jest
już potrzebna w codziennej pracy instytucji. Tym niemniej musi być ona
przechowywana ze względów administracyjnych, historycznych czy prawnych 60 .
Najważniejszą, choć zazwyczaj nie największą, część stanowi tu dokumentacja
archiwalna, ta o wartości trwałej. Cała pozostała to dokumentacja tymczasowa
o wartości jedynie przejściowej. Najlepszym przykładem takiej dokumentacji
są rachunki, które w momencie powstania są dokumentami bardzo ważnymi
i o dużej wartości dowodowej. Jednak z czasem, po zamknięciu wszystkich bilansów,
stają się one mniej potrzebne, ale nadal niezbędne w razie kontroli czy
procesów sądowych. Dlatego w poszczególnych krajach prawodawcy nakładają
na instytucje (także prywatne) obowiązek czasowego przechowywania dokumentacji
finansowej i okres ten wynosi zazwyczaj 3–8 lat. Po upływie tego czasu
dokumenty takie mogą być zniszczone, w pełnej zgodzie z prawem.
Topografia przechowywania dokumentacji nieaktywnej może być bardzo różna.
Zazwyczaj jest ona przenoszona jeszcze dalej od miejsc pracy referentów. Najczęściej
będzie to archiwum zakładowe lub archiwum przejściowe (records centre). Archiwa
przejściowe buduje się często jako proste, tanie budynki i umiejscawia z dala od
centrów miast. Mogą one służyć jednocześnie wielu instytucjom, zwłaszcza jeśli są
rządowe. Model ten rozpowszechnił się w Stanach Zjednoczonych po spopularyzowaniu
wyników prac wymienionych wyżej pionierów zarządzania dokumentacją. Ostatnio,
nie tylko w Ameryce Północnej, ale i w Europie, coraz bardziej popularne
staje się przechowywanie dokumentacji nieaktywnej, a niekiedy nawet półaktywnej,
w prywatnych firmach zewnętrznych (tzw. outsourcing).
W tym wypadku należy zwrócić uwagę na fakt, że model frekwencyjny ukazuje
wyłącznie punkt widzenia zarządcy dokumentacji i rozpatruje jedynie funkcję
pierwotną akt 61 . Wszak żaden archiwista nie powie, że przekazana do archiwum
dokumentacja archiwalna jest nieaktywna! Natomiast z punktu widzenia insty-
59
Praktyka nie zawsze pokrywa się z teorią; zdarzają się Dyrekcje Generalne Komisji Europejskiej,
które zwracają się niekiedy do Archiwum Historycznego [sic!] tejże komisji z 30 kwerendami
dziennie (informacja ustna uzyskana podczas spotkania z Christiną Beckers i jej pracownikami
w AHKE, 14 czerwca 2013 r.).
60
Op.cit., s.v. inactive record [dostęp: 9 czerwca 2013].
61
Należy jednak podkreślić, że już prekursorka modelu, Helen L. Chatfield patrzyła na zagadnienie
szerzej, gdyż wydzielając fazę historycznego używania, odnosiła się eo ipso do funkcji wtórnej
dokumentacji. O funkcji pierwotnej i wtórnej dokumentacji zob.: L. Pudłowski, Archiwistyka, zwłaszcza
część: Pierwotna i wtórna funkcja dokumentacji (dygresja metodologiczna, s. 70–71).