ARCHEION

ПРОЦЕСИ УПОРЯДКУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ…
373
для подальшого зберігання документів в архіві. Для окремого зберігання
з фонду вилучали пергаментні документи, плани і карти, книги, печатки,
акти, що належали до інших фондів того ж архіву. Окремо з фонду вилучали
графіку, музейні експонати та інше, які передавали на зберігання до музею
чи спеціалізованого архіву. У процесі упорядкування архівних матеріалів,
їх обов’язково пагінували, що забезпечувало краще збереження матеріалів.
Також для кращого збереження справ використовували брошурування 7 .
Характеризуючи матеріали архіву Львівського університету, зазначимо, що
вони теж були пропагіновані та укладені у справи. Брошуруванню підлягали
лише окремі справи. Упорядковані матеріали укладали за підрозділами,
а в них своєю чергою за документами, що велись.
Одним із найскладніших процесів вважалося упорядкування матеріалів,
які до цього моменту перебували у стані розсипу. Якщо в установі
функціонувала велика кількість документів, то існувала загроза, коли
неможливо визначити належність усіх документів. Практично після
кожного процесу упорядкування залишалися матеріали, які відносили до
групи різне. Категорія різне була ворогом кожного добре організованого
архіву, оскільки ці матеріали під час класифікації могли трактувати двояко.
Розроблені у міжвоєнний час методичні рекомендації визначали кілька
шляхів вирішення цієї ситуації. Одним із них — повна ліквідація подібної
категорії. У такому випадку матеріали категорії «різне» максимально
розподіляли між іншими частинами фонду. Подібні дії могли привести до
втрати чіткості, чистоти та монолітності фонду, але це допомагало знизити
ризики повної втрати та розпорошення матеріалів такої категорії. Іншим
виходом було розміщення цих матеріалів наприкінці фонду, розбивши їх на
певні тематичні групи. Обидва способи використовували на практиці. При
цьому перший спосіб був добрий для установ, де категорія «різне» була
незначною 8 . В архіві Львівського університету матеріли організовували
за другим способом, зазначена категорія мала назву «miscellanea». Варто
відзначити, що подібних матеріалів в університетському архіві було не
багато.
Окрім методичних розробок провідних польських архівістів, питання
упорядкування архівних матеріалів також визначали нормативні актами.
Ухвала Ради міністрів від 24 серпня 1931 р. окреслювала основні канцелярські
приписи для публічних адміністрацій 9 . Водночас визначалось існування
«складниць актів», в яких зберігалися документи, що уже не використовуються
і не будуть потрібні для найближчого використання. Детальні окреслення
7
Ibidem, s. 53.
8
T. Manteuffel, Dziedziczenie registratur a ich porządkowanie. Artykuł dyskusyjny, „Archeion”
1927, t. 1, s. 136.
9
Dzieje archiwistyki polskiej. Wybór źródeł, red. S. Sierpowski, D. Matelski, Poznań 1988, s. 57.