ARCHEION

MODEL CYKLU ŻYCIA DOKUMENTACJI
215
za dokumentację i obieg informacji w instytucji musi posiadać przynajmniej
rudymentarną wiedzę o zarządzaniu. Musi potrafić wdrożyć cały cykl życia
nie tylko dokumentacji, ale także konkretnego projektu. Musi wiedzieć, jak
planować, organizować, motywować, kontrolować i analizować, by w kolejnym
cyklu działać jeszcze efektywniej dzięki zdobytemu doświadczeniu.
I na koniec jeszcze interesująca uwaga, wypowiedziana przez prof. Lucianę
Duranti 86 . Otóż uważa ona, że zarządca dokumentacji czy archiwista nie musi
być architektem systemów czy programistą, musi jednak umieć, jako menadżer,
zaplanować wdrożenie systemu zarządzania dokumentacją (requirements analysis)
i jasno poinformować informatyków, jakie wymagania system powinien
spełniać. Samo zrozumienie u kolegów informatyków jednak nie wystarczy. Ken
Neal przedstawia interesujące wyniki badań, z których wynika, że 90 proc. wyższych
menadżerów potwierdza, że usprawnienie zintegrowanego systemu zarządzania
dokumentacją na wszystkich etapach jej cyklu życiowego może poprawić
wyniki finansowe, ale już tylko 12 proc. przyznaje, że system w ich instytucji
jest wystarczająco efektywny 87 . Wyraźmy zatem nadzieję, że te zawiłe rozważania
teoretyczne dadzą czytelnikowi do ręki oręż, pozwalający jasno wytłumaczyć
przełożonym, że zarządzanie informacją jest istotną częścią kapitału firmy
i skutecznie przekonać ich do wprowadzania nowoczesnych rozwiązań.
86
Podczas rozmowy z autorem na temat powiązań archiwistyki z zarządzaniem dokumentacją
(Brisbane, sierpień 2012).
87
K. Neal, Driving Better Business Performance with Document Management Processes: A Recent
Survey Suggests How Organizations Can Align their Document Management, „Information Management
Journal” 2008, (November–December).