ARCHEION

MODEL CYKLU ŻYCIA DOKUMENTACJI
211
przewidzianej w przepisach zgody, niszczy się na miejscu, w wyspecjalizowanych
firmach lub przekazuje na makulaturę. W wypadku dokumentacji elektronicznej,
jeżeli hardware nie opuszcza swego miejsca, dane się po prostu kasuje.
Jeżeli sprzęt przekazywany jest na zewnątrz, to tylko fizyczne zniszczenie
nośników gwarantuje trwałe usunięcie danych.
Należy podkreślić, że selekcja jest wprawdzie ostatnim etapem cyklu
życia dokumentacji, lecz w praktyce odbywa się ona właściwie na każdym
wcześniejszym etapie. Przez cały czas dokumentacja jest intensywnie niszczona.
Wszak już na etapie tworzenia brudnopisu wyrzucamy kolejne wersje
(lub ich wydruki) do kosza. W rezultacie tylko niewielka część wytworzonej
dokumentacji przetrwa ostatecznie to permanentne brakowanie. W końcu,
po przejściu przez sito przygotowane przez zarządców dokumentacji i archiwistów,
pozostaje ta część najcenniejsza — dokumentacja archiwalna.
Zauważmy, że kryteria selekcji z upływem czasu ulegały zaostrzeniu. Kiedyś
przejmowano registratury w całości, w drugiej połowie XX w. było to kilkadziesiąt
procent, a obecnie zaledwie kilka procent (zazwyczaj od 1–5 proc.)
całej produkcji aktowej instytucji 84 . Tylko ta, bardzo mała, część trafia na
wieczyste przechowanie do archiwum historycznego. Zazwyczaj będzie to
archiwum państwowe, choć duże korporacje, organizacje międzynarodowe,
a niekiedy nawet rody czy rodziny mają własne archiwa historyczne. Ale to
już jest niejako „życie po życiu”, gdyż — podkreślmy raz jeszcze — model
cyklu życia dokumentacji został stworzony dla zarządców dokumentacji
i dlatego obejmuje jedynie okres, w którym dokumentacja przebywa w instytucji
macierzystej.
Opisany powyżej model optymalny cyklu życia dokumentacji jest
oczywiście tylko propozycją, która jednak, jak mniema autor, może pomóc
archiwistom zakładowym w projektowaniu systemu zarządzania elektroniczną
(czy też klasyczną) dokumentacją. Ponadto, jak widzieliśmy, model jest bardzo
elastyczny i każdy może go odpowiednio dostosować do własnych, lokalnych
potrzeb.
84
Wielkości te w poszczególnych krajach i instytucjach są różne; wydzielone archiwalia
stanowią zazwyczaj kilka procent; np. rząd kanadyjskich Północno-Zachodnich Terytoriów niszczy
95–97 proc. akt, zob.: The Life Cycle of Records, „Records Management Bulletin: Records management
advice prepared for GNWT [Government of the Northwest Territories] Employees by
the Records Management Unit of Public Works and Services” 2002, nr 6, s. 2. Brytyjskie urzędy
niszczą ok. 99 proc. dokumentacji (informacja ustna przekazana przez H. Ford, kierowniczkę działu
konserwacji Archiwum Narodowego podczas szkolenia Preservation Management, przeznaczonego
dla archiwistów kazachskich w Ałma Acie w maju 1999 r.). Autor zna przykład organizacji
międzynarodowej, w której niszczy się ok. 96–98 proc. dokumentacji; przykładowo w skali roku
niszczone są 2 km b. akt, do archiwum przejściowego trafia 400 m.b., natomiast do archiwum przekazywane
jest ok. 50 m.b.