ARCHEION

RAPORT NA TEMAT STANU NIEPAŃSTWOWEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO…
229
zasobu archiwalnego, przez przeniesienie ich do tego archiwum w celu przechowania
aż do czasu ustania zagrożenia, jeżeli istnieje uzasadniona obawa ich
zniszczenia, uszkodzenia lub utraty, w szczególności przez wywiezienie za granicę
bez zezwolenia, o którym mowa w art. 14 ustawy archiwalnej.
Zgodnie z § 18 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r.
przy przejmowaniu przez archiwa państwowe materiałów archiwalnych zgromadzonych
i przechowywanych w podmiotach niepaństwowych, o których mowa
w art. 44 ustawy archiwalnej, stosuje się odpowiednio przepisy § 13–17 Rozporządzenia
Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r., które stanowią, co następuje:
W przypadku jednej z trzech wspomnianych wyżej sytuacji, odnoszących się
do przekazywania materiałów archiwalnych, kierownik niepaństwowej jednostki
organizacyjnej powiadamia dyrektora właściwego archiwum państwowego
o zamiarze przekazania akt kategorii „A”, przedstawiając wraz z wnioskiem dwa
egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego wg wzoru określonego
w załączniku nr 6 do Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r.,
podpisanego przez kierownika jednostki organizacyjnej. Przed przejęciem materiałów
archiwalnych dyrektor archiwum państwowego sprawdza stan tych materiałów
oraz prawidłowość ich uporządkowania. Dyrektor archiwum państwowego
może, w wypadku nieuporządkowania akt kategorii „A” w sposób określony poniżej,
odmówić ich przejęcia do czasu dokonania odpowiednich zmian i poprawek,
określając termin ich wykonania. Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa
się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Dyrektor archiwum państwowego
w porozumieniu z zainteresowaną niepaństwową jednostką organizacyjną określa
termin i miejsce przejęcia materiałów archiwalnych. Koszty związane z przygotowaniem
i konserwacją materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi
niepaństwowa jednostka organizacyjna przekazująca materiały.
Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na podziale rzeczowym teczek
i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu
właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.
Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek wg kolejności spraw,
a w ramach sprawy chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego
sprawę. Poszczególne strony akt znajdujących się w teczce powinny być
opatrzone kolejną numeracją. Opisanie akt kategorii „A” polega na umieszczeniu
na wierzchniej stronie każdej teczki odpowiednich elementów omówionych szczegółowo
w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r.
Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek
zgodnie ze strukturą organizacyjną niepaństwowej jednostki organizacyjnej,
obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych
komórek organizacyjnych wg kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu
akt jednostki organizacyjnej (lub w układzie np. rzeczowo-chronologicznym,
jeżeli jednostka niepaństwowa nie posiada rzeczowego wykazu akt). Sporządzenie
ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie