ARCHEION

358
OLGA OSEREDCZUK
można zaliczać wszystkich materiałów powiązanych z aktami, nawet jeśli posiadają
one cechy pisane, malowane czy drukowane. Jedną z najważniejszych cech
charakterystycznych zespołu była jego indywidualność.
Z procesem gromadzenia ściśle związany jest proces porządkowania akt, które
przekazywano do przechowywania w archiwum. Jeśli najpierw nie nadawano
temu zagadnieniu ważniejszego znaczenia, ponieważ do archiwów przekazywano
wszystkie zachowane materiały, to już w okresie międzywojennym nieuporządkowane
w sposób należyty materiały nie były przyjmowane na przechowywanie.
Wymóg ten, oczywiście, dotyczył urzędów oraz archiwów, do których przekazywano
dokumentację bieżącą. Archiwiści oczywiście nie nalegali na przestrzeganie
tego warunku w wypadku dokumentacji o szczególnej wartości. Omawiając proces
porządkowania archiwaliów, warto zaznaczyć, że w tej części będzie mowa
o etapach, przez które przechodziły akta, nim trafiały one do archiwum.
W okresie międzywojennym opracowano podstawowe zasady porządkowania
akt, określono w tym celu kilka zasad. Jedną z ważniejszych była zasada porządkowania
alfabetycznego, ale nie sposób było ją zastosować wobec wszystkich rodzajów
akt. Stosowano także zasadę chronologiczną, która była bardzo wygodna
i prosta w użyciu. Jej stosowanie było bardziej skomplikowane, jeśli w zespole
były wcześniejsze, niedatowane akta. Układ chronologiczny nie umożliwiał pełnego
zorientowania się w spójności materiału archiwalnego, dlatego w konsekwencji
połączenie akt w jednym zespole wyglądało dość sztucznie. Ponadto
metoda ta w żadnej mierze nie nadawała się dla zespołów posiadających znaczną
ilość akt. Jeszcze innym sposobem porządkowania materiałów archiwalnych był
układ systematyczny lub rzeczowy. Zakładał on grupowanie dokumentacji wg
określonego wcześniej schematu, tj. wydzielenie działów, grup, kategorii itp.
Istotnym aspektem w procesie porządkowania dokumentacji było zastosowanie
podziału strukturalnego. Zakładał on zachowanie tej samej struktury funkcjonalnej,
jaka istniała w trakcie funkcjonowania akt w ramach biurowości urzędu.
W porządkowaniu dokumentacji archiwalnej zasady teorii archiwalnej dopuszczały
możliwość zastosowania metody podziału akt na pewne grupy tematyczne.
Ważne było jednak, by w przypadku zastosowania tego sposobu nie dopuścić
do zniszczenia oryginalnego układu dokumentów. Archiwiści zwracali uwagę,
że zastosowanie tego rozwiązania może stanowić zagrożenie dla zachowania
zespołu archiwalnego jako całości.
Ogólnie rzecz biorąc, omawiając wszystkie wymienione wyżej metody porządkowania
materiałów archiwalnych, ówcześni autorzy zaznaczali, że żadna
z nich nie jest zupełnie dobrym i jedynie możliwym do stosowania rozwiązaniem.
Odpowiednie porządkowanie zespołu wiązano wówczas z jego objętością.
Istniała prosta zależność — im mniejsza objętość zespołu archiwalnego, tym
łatwiej jest go uporządkować. Dla zespołów posiadających dużą liczbę jednostek
archiwalnych najbardziej przyjęty był tzw. system organiczny, w którym
główną uwagę zwracano na kancelaryjną przynależność dokumentu. Archiwi-