ARCHEION

ПРОЦЕСИ УПОРЯДКУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ…
369
на Архівній раді у лютому 1919 р., під назвою «Упорядкування архівних
матеріалів, які є власністю держави» 3 . Найважливішим завданням цього
регламенту, що охоплював 18 параграфів, було обґрунтування основних
засад провененції та можливості її застосування для опрацювання актів
у польських архівах. Відзначимо, що принцип провененції набув особливої
популярності в теорії архівної справи Польщі у міжвоєнний період. Він
полягав у важливості тісного зв’язку між фондоутворювачем (канцелярією)
та архівними матеріалами, його ще називали засадою фондової
приналежності. Визначальною рисою для комплектування документами
було визначено їх функціональне призначення у канцелярії. Окрім того,
були випрацювані основні принципи формування архівного фонду. До них,
зокрема, належали такі: 1. Архівні документи, будучи результатом праці
відділу чи установи, мають становити цілісну одиницю в архіві. Саме
з таких засад постав принцип нерозпорошеності фондів; 2. Акти створенні
однією організацією у різний час протягом її діяльності становлять єдину та
неподільну цілісність і називаються фондом. Вони повинні бути упорядковані
за тим же принципом, за яким вони функціонували; 3. Виділяли два типи
фондів: відкриті та закриті. Характеризуючи застосування цих норм на
практиці, розглянемо архів Львівського університету. Одразу звертаємо
увагу, що його фонди за типом відносили до відкритих. Оскільки він
постійно поповнювався актами, що надходили з канцелярій Університету;
4. Документи у фонді поділяли на підвідділи, серії та групи, які створювали
у процесі діяльності організації. Важливою умовою визначалася засада,
що упорядкування актів організації повинно супроводжуватися вивченням
історії, устрою, умов діяльності та способу керівництва фондоутворювача,
а також засад діяльності канцелярії та укладу реєстратури. До прикладу,
фонди архіву Львівського університету поділяли на групи відповідно до
діяльності факультетів і ректорату, в середині цих груп виокремлювали
головні види документів за хронологічним принципом.
Характеризуючи засади комплектування неможливо оминути визначення
та тогочасного розуміння поняття «фонду», котрий є підґрунтям для
реалізації цих процесів. Важливим досягненням теоретичних та методичних
напрацювань архівної науки міжвоєнного періоду є окреслення чіткого
розуміння термінів, які є принципово важливими для формування основних
принципів комплектування архівів. Серед них — чітке визначення та
розуміння таких понять, як «фонд», «збірка» та «колекція». Варто зазначити,
що у міжвоєнний період у Польщі існувало чітке розмежування термінів
«zespoł» (комплекс, фонд) та «zasob» (збірка або колекція). Теоретична
наука чітко розмежовувала архівні установи, у яких були архівні фонди
та архівні збірки, йшлося про виділення двох окремих груп архівних
3
I. Mamczak-Gadkowska, Archiwa państwowe w II Rzeczypospolitej, Poznań 2006, s. 271.