ARCHEION

MODEL CYKLU ŻYCIA DOKUMENTACJI
195
Później przyjęto bardziej dynamiczną terminologię, która utrzymuje się do
dzisiaj. Niekiedy tylko pisze się o dokumentacji bieżącej (current) w miejsce
aktywnej (active). Kolejne fazy modelu frekwencyjnego są ściśle związane z poszczególnymi
etapami, przez które przechodzi dokumentacja. Dlatego poniżej
skupiono się na opisie intensywności użytkowania dokumentów, a ponadto na
ich wykorzystaniu do bieżącej pracy organizacji macierzystej oraz miejscu ich
przechowywania.
Faza aktywna
Dokumentacja aktywna dotyczy spraw, które nie zostały jeszcze zakończone
lub takich, które są już zamknięte, ale informacje zawarte w aktach ich
dotyczących mogą być jeszcze potrzebne w najbliższym czasie. Dokumentacja
taka jest zatem nadal niezbędna do codziennej pracy organizacji. Przechowuje
się ją zazwyczaj w najbliższym otoczeniu osoby odpowiedzialnej za prowadzenie
sprawy, czyli w biurku lub podręcznej szafie na akta w pokoju referenta.
W praktyce amerykańskiej, w agencjach rządowych i dużych firmach, przyjmuje
się umownie, że dokumentacja aktywna to taka, do której sięga się przynajmniej
raz w miesiącu 57 .
Faza półaktywna
Dokumentacja półaktywna obejmuje akta spraw zamkniętych i użytkowana
jest sporadycznie, lecz nadal zachowuje swą wartość pierwotną. Dokumentacja
taka jest zatem wciąż przydatna w codziennej pracy instytucji. Nie musi ona
jednak zajmować cennej powierzchni biurowej i dlatego przekazywana jest zazwyczaj
do wydzielonych pokoi na akta (fi ling rooms) lub do kancelarii. Dzięki
temu wiele osób korzysta z niezbyt odległej, ale za to jednej, wspólnej powierzchni
magazynowej. Częstotliwość użytkowania dokumentacji półaktywnej
określa się w tym wypadku już nie w odniesieniu do poszczególnych teczek,
lecz metrów bieżących półek. W praktyce amerykańskiej, w dużych instytucjach,
przyjmuje się umownie, że dokumentacja półaktywna to taka, do której (na
każdą stopę bieżącą akt), sięga się rzadziej niż raz w miesiącu 58 . Zatem, przez
analogię, dla archiwistów, którzy pracują zgodnie z międzynarodowymi standardami,
dokumentacja półaktywna to taka, do której (na każdy metr bieżący akt)
sięga się rzadziej niż cztery razy w miesiącu. Mówiąc bardziej obrazowo, jeżeli
sekretarka trzyma w szafie 5 m.b. akt sprzed dwóch lat i sięga do nich (średnio)
57
Business Dictionary, s.v. active record [dostęp: 9 czerwca 2013].
58
Op.cit., s.v. semi-active record. [dostęp: 9 czerwca 2013].