ARCHEION

564 HENRYK NIESTRÓJ
szybciej poinformować o tym wnioskodawcę i określić czas załatwienia sprawy.
Przestrzegano zasady, by nie odkładać żadnych spraw na koniec dnia i oznaczać
je następnie jako pilne.
Należało unikać stosowania rękopiśmiennej formy wydawania decyzji — powinny
być one napisane na jednej z kilku maszyn do pisania pozostających do
dyspozycji. Jeśli jednak taka sytuacja zdarzyłaby się, należało bardzo uważać na
staranność pisma, jak również unikać wszelkich korekt. Ponadto każde pismo
— zarówno projekt, jak i czystopis — powinno mieć wystarczające marginesy
na ewentualne uzupełnienia lub zmiany treści. Naturalnie, w wypadku pism typowych
należało stosować dostępne formularze.
Każdy projekt pisma musiał być podpisany przez osobę załatwiającą sprawę
merytorycznie w sposób niebudzący wątpliwości co do autora i opatrzony datą
sporządzenia pisma.
Dla ułatwienia pracy wszystkie pisma w biurze landratury musiały być przenoszone
(do kolejnych urzędników opracowujących sprawę) w teczkach: czerwonej
(sprawy do natychmiastowego załatwienia — Sofortsachen), żółtej (pilne
— Eiltsachen), niebieskiej (pozostałe).
Podobnie jak dzisiaj, niektóre pisma były zastrzeżone wyłącznie do podpisu
kierownika urzędu. W tym przypadku były to:
− okólniki (wskazówki, zapytania itp.) dla miejscowych władz policyjnych,
burmistrzów,
− decyzje skutkujące zmianą obowiązujących zarządzeń, regulaminów,
− rozporządzenia skierowane do władz zwierzchnich,
− skargi dotyczące pracowników administracji landratury,
− informacje dla prasy.
W zwykłych wypadkach wystarczył podpis kierownika wydziału, a gdy kwestia
dotyczyła zapytania o stan załatwiania sprawy lub przypomnienia, pismo
mógł sygnować nawet urzędnik pracujący nad sprawą.
W momencie ekspedycji pisma należało sprawdzić jego kompletność,
tj. wszystkie załączniki, porównując je z pismem głównym, które opracowujący
powinien dokładnie oznaczyć. Następnie wszystko było pakowane i przekazywane
(w zwykłych wypadkach) poczcie. Wysyłki dla burmistrzów i naczelników
(Amtsvorsteher) wysyłano trzy razy w tygodniu (poniedziałki, środy i piątki).
Pisma, które miały wyjść danego dnia, należało dostarczyć do ekspedycji
najpóźniej do godziny dwunastej. Jeśli pismo nie dotarło w tym czasie, nie było
tego dnia wysyłane. Wszelkie wartościowe przesyłki, karty żywnościowe oraz
uprawniające do innych świadczeń, jak również sprawy tajne, należało przesyłać
listami poleconymi. Decydował o tym kierownik wydziału.
Sprawy ostatecznie załatwione należało odkładać do akt, które uzupełniano
wówczas o numery kart (foliacja) oraz dodawano rejestr spraw z oznaczeniem
liczby kart. Przy tej okazji należało odrzucić wszelkie pisma o znikomej wartości
dla sprawy. Oznaczało się je adnotacją: not. vern. — notieren sodann vernichten,