ARCHEION

PORZĄDKOWANIE AKT I KSZTAŁTOWANIE ZASOBU ARCHIWUM…
359
ści uważali, że system ten możliwy jest do zastosowania zarówno w przypadku
małych, jak i wielkich zespołów archiwalnych. System ten polegał na tym, że
w trakcie porządkowania materiałów przekazanych przez kancelarię urzędu do
archiwum zachowywano ich strukturę z okresu, gdy funkcjonowały w kancelarii.
Zdarzało się, że w celu osobnego przechowywania wyłączano z różnych
zespołów tego samego archiwum dokumenty pergaminowe, plany i mapy, książki,
pieczęcie i akta. Podobnie wyłączano z zespołów zabytki sztuki graficznej,
muzealia i inne, które przekazywano do przechowywania w muzeum lub archiwum
specjalistycznym. W trakcie porządkowania materiały archiwalne podlegały
obowiązkowej paginacji, co zapewniało lepsze ich zabezpieczenie. W tym
samym celu stosowano foliowanie 7 . Omawiając materiały archiwalne Archiwum
Uniwersytetu Lwowskiego, należy zaznaczyć, że i one były poddane paginacji
i foliowaniu. Uporządkowane materiały układano wg działów, a w nich z kolei
wg dokumentów, które prowadzono.
Za jedno z trudniejszych zadań uważano porządkowanie akt, które w danym
momencie były rozproszone. Jeśli w urzędzie funkcjonowała duża ilość dokumentacji,
istniało niebezpieczeństwo braku możliwości ustalenia przynależności
wszystkich dokumentów. Praktycznie, każdorazowo po uporządkowaniu, pozostawały
materiały, które zaliczano do grupy „varia”. Kategoria ta nie należała
do ulubionych w dobrze zorganizowanym archiwum, ponieważ materiały te
podczas porządkowania mogły być traktowane dwojako. Opracowane w okresie
międzywojennym zalecenia metodyczne określały kilka sposobów rozwiązania
tej sytuacji. Jeden z nich przewidywał całkowitą likwidację tego rodzaju
kategorii. W tym przypadku materiały należące do kategorii „varia” w sposób
maksymalnie możliwy rozdzielano między inne części zespołu. Mogło to skutkować
utratą klarowności, przejrzystości i jednolitości zespołu, lecz sprzyjało
zmniejszeniu ryzyka zupełnego zatracenia materiałów tej kategorii. Inne wyjście
polegało na umieszczeniu tych materiałów na końcu zespołu, po uprzednim uporządkowaniu
ich wg grup rzeczowych. Obie metody stosowano w praktyce, przy
czym pierwsza była dobra w przypadku urzędów, gdzie kategoria „varia” zdarzała
się rzadko 8 . W Archiwum Uniwersytetu Lwowskiego stosowano drugie rozwiązanie,
a wydzielonej kategorii nadawano nazwę „miscellanea”. Należy zaznaczyć, że
tego rodzaju materiałów w archiwum uniwersyteckim nie było dużo.
Kwestie dotyczące porządkowania materiałów archiwalnych stały się też
przedmiotem zainteresowania twórców aktów normatywnych. Uchwała Rady
Ministrów z 24 sierpnia 1931 r. wprowadzała do stosowania podstawowe
przepisy kancelaryjne w administracji publicznej 9 . Jednocześnie wprowadza-
7
Ibidem, s. 53.
8
T. Manteuffel, Dziedziczenie registratur a ich porządkowanie. Artykuł dyskusyjny, „Archeion”
1927, t. 1, s. 136.
9
Dzieje archiwistyki polskiej. Wybór źródeł, red. S. Sierpowski, D. Matelski, Poznań 1988, s. 57.