ARCHEION

184 LESZEK PUDŁOWSKI
Historia życia grupy dokumentów (oprac. L. Pudłowski na podstawie opisu [w:] Ph.C. Brooks,
The Selection of Records for Preservation, „American Archivist” t. 3, 1940, nr 4, s. 223–227)
Historia życia grupy dokumentów dr. Brooksa zaczynała się dwutorowo, i to
jeszcze przed stworzeniem samego dokumentu. Z jednej strony był to fizyczny
aspekt związany z materiałem, z jakiego jest tworzony dokument. Twórca akt
winien dbać, by dokumenty o historycznej wartości powstawały na papierze dobrej
jakości oraz przy użyciu takich atramentów i tuszów. Z drugiej strony był
aspekt organizacyjny, tzn. jednostka odpowiedzialna za tworzenie dokumentacji,
która kierując się swymi przepisami i zasadami, decydowała o treści i formie aktu.
W miejscu spotkania tych dwóch aspektów tworzony był dokument, jako rezultat
oficjalnej działalności instytucji. Część dokumentów była niszczona już na tym
etapie (bruliony, duplikaty), lecz większość przechodziła do akt organizacji (files
of the organization) i była przechowywana w podręcznych szafach. Stamtąd wydzielano
do archiwum dokumenty o trwałej wartości. Cała reszta nie interesowała już
instytucji macierzystej i dlatego pozbywano się jej. Najczęściej było to fizyczne
niszczenie, ale archiwiści amerykańscy popierali także inne metody zachowania
dokumentacji, takie jak przekazanie akt do biblioteki lub towarzystwa historycznego.
Zalecane było również mikrofilmowanie akt oraz próbkowanie archiwaliów
(sampling) 27 . Dr Brooks apelował jednocześnie, by proces selekcji zaczynał się
27
Autor tłumaczy słowo sampling jako próbkowanie; tłumaczenie takie stosowane jest w multimediach
(pobieranie danych o przebiegu analogowym i zapis w postaci cyfrowej) czy przemyśle