ARCHEION

356
OLGA OSEREDCZUK
że w tym okresie istniało w Polsce ścisłe rozgraniczenie terminów „zespół”
i „zasób”. Nauka teoretyczna precyzyjnie rozgraniczała instytucje archiwalne
posiadające zasoby archiwalne od zespołów archiwalnych. Rozróżniano
też dwie osobne grupy instytucji archiwalnych. Do pierwszej grupy należały
archiwa państwowe i kościelne, a także archiwa tych urzędów, które miały
własną kancelarię. Innymi słowy, gromadzono dokumenty archiwalne będące
produktem działalności kancelarii. Do grupy drugiej należały różnego rodzaju
zbiory, m.in. biblioteczne, prywatne, niektórych urzędów. Na pograniczu tych
dwóch grup znajdowały się archiwa rodzinne.
Określając pojęcie „zespołu” ówcześni autorzy zwracali uwagę na taki jego
aspekt, jak powiązanie z funkcjonowaniem instytucji. W takim ujęciu pojęcie
„zespołu” mogło być rozpatrywane w dwóch płaszczyznach — zespół jako
wynik funkcjonowania instytucji, zespół jako archiwum. Biorąc pod uwagę
historię państwa polskiego, warto podkreślić cechę szczególną, właściwą dla
wszystkich zespołów archiwalnych, które były wynikiem funkcjonowania instytucji.
Wszystkie one składaly się właściwie z kilku podzespołów. Wynikało
to z tego, że nieprzerwane funkcjonowanie instytucji nie było możliwe
ze względu na polityczne, a także administracyjne, okoliczności. W praktyce
oznaczało to, że gromadzone materiały nie były tworzone ustawicznie 4 . .
W skład zespołu mogły wchodzić wyłącznie dokumenty oficjalne; nieoficjalne
dokumenty trafiały do zespołu wyłącznie w poszczególnych wypadkach.
Decyzję w sprawie ich dalszego przechowywania podejmowała administracja
albo odpowiedni fachowiec. Ważnym wymogiem stawianym takim materiałom
była ich ścisła więź z dokumentami oficjalnymi oraz istotne znaczenie dla
historii instytucji. Jednym z ważniejszych aspektów gromadzenia zespołu było
jego bezpośrednie powiązanie z instytucją, w wyniku funkcjonowania której
zespół ów powstał. Zespół archiwalny miał odpowiadać strukturze instytucji,
a swoją zawartością odzwierciedlać przebieg jej działalności. W sytuacji likwidacji
urzędu jego następca prawny otrzymywał nie tylko prawa i funkcje
zlikwidowanej instytucji, lecz także jej zasób archiwalny. Warto zaznaczyć, że
teoria archiwalna przewidywała kilka możliwych wariantów do zastosowania
w wypadku likwidacji urzędu i podziału jego zasobu archiwalnego: 1. likwidacja
urzędu bez powstania urzędu sukcesyjnego; 2. likwidacja z sukcesją praw
i funkcji na rzecz nowo utworzonego urzędu sukcesyjnego (tu rozróżnia się
przemianowanie i przekształcenie instytucji; w tej sytuacji odbywa się całkowite
przejęcie zasobów archiwalnych, nawet z dalszą kontynuacją gromadzenia
w nich dokumentacji nowej instytucji; tego rodzaju sytuacja miała miejsce
na uniwersytecie w 1918 r., podczas zmiany nazwy uczelni na Uniwersytet
Jana Kazimierza; wówczas ani archiwa, ani biurowość nie zostały dotknięte
szczególnymi zmianami — zmiana nazwy uniwersytetu praktycznie nie od-
4
K. Konarski, Nowożytna archiwistyka polska i jej zadania, Warszawa 1929, s. 23.