ARCHEION

LANDRATURA OPOLSKA PODCZAS DRUGIEJ WOJNY ŚWIATOWEJ…
565
„z. Alp.” — zum Altpapier, wegl. — weglegen 9 lub podobnie. Wszystkie te pisma
były z reguły odkładane wg kolejności numeru sprawy, następnie raz w miesiącu
zbierane razem i po upływie roku przekazywane do zniszczenia.
Dokumentacja spraw załatwionych przechowywana była we właściwej
registraturze. W każdej registraturze prowadzono dziennik podawczy, terminarz
(Terminkalender) w najprostszej formie, oraz spis akt (Aktenverzeichnis).
Ponadto — zgodnie z przepisami ogólnymi — księgi, listy (wykazy) i księgi
kontrolne. Bez pozwolenia nie wolno było prowadzić dodatkowych ksiąg kontroli
i prowadzonych spraw, które również należało prowadzić w najprostszy
sposób.
Do obowiązków registratury należało odkładanie i prowadzenie (przechowywanie)
akt, które dzieliły się na akta ogólne (Allgemeine Akten) i akta spraw
(Besonderen Akten) 10 . Akta ogólne zawierały obowiązujące w funkcjonowaniu
urzędu przepisy (zarządzenia, rozporządzenia, noty itd.), a pozostałe były aktami
konkretnych spraw.
W wypadku, gdy sprawa indywidualna wymagała zmiany obowiązującego
przepisu lub zasady ogólnej, należało umieścić o tym adnotację we właściwych
aktach ogólnych z zaznaczeniem, że sprawa została przeniesiona (z datą i numerem
zarządzenia landrata).
Pisma spraw załatwionych (z wyjątkiem wypadków uregulowanych zarządzeniami
landrata) należało codziennie dołączać do właściwych akt. Jeśli nie były
one przechowywane na miejscu, trzeba było przekazać je do miejsca, gdzie były
odkładane w sposób zapewniający zachowanie układu, przed ich zszyciem.
Akta zszywane były przez pracownika pomocniczego. Poszczególne pisma
układano chronologicznie, wg numerów spraw (Geschäftsnummer): najpierw
pismo przewodnie, potem załączniki, na końcu dyspozycje.
Obszerne rachunki i załączniki, a także rysunki i szkice przechowywano
w registraturze związane, na specjalnych półkach. Istniał też dla nich w każdej
registraturze odrębny spis. Na piśmie, z którym powiązany był dany element, podawano
numer z tego spisu. Mniejsze szkice można było zostawiać w aktach.
Zawartość półki należało opisać zwięźle na tabliczce informacyjnej. Same
zaś akta na półce ułożone były wg spisu akt (Aktenverzeichniss).
Po zakończeniu sprawy wszelkie wychodzące z bieżącego użycia akta, plany,
załączniki itp., jak również poszyty, należało zawsze od razu przenieść do
miejsca przeznaczenia, tj. akta spraw zamkniętych odkładano, a na okładce i wypustce
(zakładce do akt — Aktenfahne) naklejano czerwoną kartkę z napisem:
Weggelegt (odłożono) i datą.
9
Tłumaczenia: notieren sodann vernichten — odnotować, następnie zniszczyć (brakować); zum
Altpapier — na makulaturę; weglegen — odłożyć.
10
W kancelarii pruskiej/niemieckiej spotykany jest również podział na: Akta generalia i Akta
specialia.