ARCHEION

LANDRATURA OPOLSKA PODCZAS DRUGIEJ WOJNY ŚWIATOWEJ…
561
ne, nazwę wydziału podawano z dodatkowym oznaczeniem, np.: Der Landrat /
des Kreises Oppeln / Wirtschaftsamt.
Całość administracji urzędu dzieliła się na wydziały (Abteilung), a te na referaty
(Sachgebiet). Kierownikiem całości administracji urzędu był landrat, a podczas
jego nieobecności upoważniony zastępca. Był on przełożonym służbowym
wszystkich zatrudnionych w urzędzie.
Na czele wydziału stał kierownik (Abteilungsleiter), który był bezpośrednim
przełożonym pracowników swego wydziału. Każdym referatem kierował referent
(Sachbearbeiter), odpowiedzialny za merytoryczne załatwianie spraw, a jednocześnie
przełożony wszystkich pracowników referatu. W sytuacji, gdy powołanie
referenta nie było możliwe, referatem kierował właściwy kierownik wydziału.
Sprawy w urzędzie landratury prowadzono w zasadzie systemem bezdziennikowym
(registratura bezdziennikowa — Tagebuchlose Registratur). Podstawę
wykazu akt (Aktenplan) stanowił wykaz dla administracji landratury w Prusach.
Dla spraw zwykłych właściwa była registratura w referacie, a dla spraw poufnych
i tajnych — registratura kierownika wydziału (prowadzenie spraw tajnych
obwarowane było dodatkowymi obostrzeniami).
Proces załatwiania spraw w urzędzie landratury został uregulowany w sposób
następujący: gdy przyjęto wpływ, przesyłka służbowa adresowana do landrata
lub któregoś z wydziałów landratury była otwierana w dni robocze przez
pomocnika urzędu powiatowego (Kreisamtsgehilfe) lub jego zastępcę, pod nadzorem
nadinspektora rejencyjnego. W niedziele i święta nowe wpływy otwierał
kierownik wydziału, który pełnił tego dnia służbę.
Przesyłki wartościowe należało przedkładać nadinspektorowi rejencyjnemu,
który otwierał je, a następnie — po sprawdzeniu zawartości w gotówce lub papierach
wartościowych, za poświadczeniem otrzymania na piśmie wpływającym
— przekazywał niezwłocznie do właściwego odbiorcy.
Otrzymane przesyłki, które nie miały podanej wartości w gotówce lub papierach
wartościowych, należało przekazać jak najszybciej — po przeliczeniu
i odnotowaniu przez komórkę otwierającą stanu ich zawartości na piśmie wpływającym,
za poświadczeniem zwrotnym — do właściwej kasy.
Jeśli do pisma zostały załączone znaki skarbowe w celu ofrankowania odpowiedzi,
fakt ten należało także odnotować na piśmie. Znaki pozostawały przy tymże
piśmie aż do ich wykorzystania, a na odpowiedzi należało (na lewym marginesie)
nanieść adnotację: Freimarke verwenden (użyć znaki skarbowe). Komórka ekspediująca
pismo była zobowiązana wykorzystać je i zanotować pod powyższym:
Verwendet (zastosowano), uzupełniając całość datą i podpisem ekspediującego.
Przyjmowanie pieniędzy w gotówce przez urzędników lub pracowników biurowych
było bezwzględnie zakazane.
Załączniki przy pismach wpływających, zwłaszcza jeśli były obszerne, jak
np. wiązki akt, teczki, zwoje itd., przekazywano od razu do właściwego referatu,
a ich istnienie odnotowywano na piśmie wchodzącym (przewodnim).