ARCHEION

PORZĄDKOWANIE AKT I KSZTAŁTOWANIE ZASOBU ARCHIWUM…
363
do ważnych pism, ale napisanych trudnym do odczytania charakterem pisma.
W celu należytego przechowywania wszystkie akta umieszczano w specjalnych
pudłach. Jeśli akta prowadzono w formie zszytego woluminu, należało je oprawić
w twardą oprawę. Wszystkie akta przekazywane do składnicy podlegały
obowiązkowo uporządkowaniu zgodnie z systemem, wg którego były prowadzone.
Akta tajne przekazywano do składnicy w specjalnych pudelkach, zapakowane
dodatkowo w specjalny papier.
Przekazywanie akt do registratury odbywało się raz w roku, w pierwszym
półroczu. Często wymogu tego nie przestrzegano i dokumenty przekazywano
w niewłaściwym czasie. Ale powodem tego z reguły były władze urzędu. W celu
naprawy i uregulowania biurowości oraz właściwego przechowywania dokumentacji
archiwalnej w styczniu 1917 r. rektor Kazimierz Twardowski skierował
do dyrektora archiwum uniwersyteckiego Ludwika Finkla prośbę dotyczącą
przeglądu akt przechowywanych w registraturze rektoratu i dziekanatów. Rektor
zwrócił się również z prośbą do dziekana Wydziału Prawa o przyznanie L. Finklowi
prawa dostępu do registratury 16 .
W trakcie przekazywania dokumentacji sporządzano spisy zdawczo-odbiorcze
w trzech egzemplarzach, w których należało umieścić następujące punkty: numer
porządkowy, znak, numer tomu (jeśli teczka składała się z kilku tomów). Nieco
odmienny wygląd miał formularz spisu zdawczo-odbiorczego w wypadku akt
prowadzonych wg systemu numerowego. Zamieszczano w nim klauzule numeru
porządkowego fascykułu, liczbę akt w teczce, spis rubryk oraz przypisy lub uwagi.
Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzane w celu przekazania akt do składnicy
układano w trzech egzemplarzach. Podpisywali je kierownik kancelarii oraz kierownik
składnicy. Jeden egzemplarz przekazywano do kancelarii, a dwa zatrzymywała
składnica. Przewidywano, że akta są przekazywane w tej samej kolejności,
wg której układano spis zdawczo-odbiorczy, należało akta powiązać w wiązki
i przewiązać sznurem. Objętość wiązki nie powinna była przekraczać 20 cm 17 .
W każdym miejscu, gdzie sznurek dotykał akt, należało podłożyć gruby papier lub
tekturę, co było konieczne, by nie uszkodzić materiałów. Na jednej z kart należało
umieścić informacje o wydziale, który akta przekazywał, rok przekazania oraz
liczbę teczek. Na dzień dzisiejszy nie zachowały się materiały, w których znaleźć
można informacje o przebiegu przekazywania akt do archiwum uniwersyteckiego
i z tego powodu nie jest możliwe zrekonstruowanie owego przebiegu.
Gdy akta trafiały do składnicy, kierownik składnicy sprawdzał ich zgodność
z otrzymanym spisem zdawczo-odbiorczym. Oprócz tego sprawdzano także
każdą teczkę, czy była właściwie uporządkowana, tj. zgodnie z przepisami. Jeśli
wszystkie teczki były uporządkowane właściwie, nadawano każdej z nich numer
16
Archiwum Państwowe Obwodu Lwowskiego, F. 26, Uniwersytet imienia Jana Kazimierza,
1784–1939, op. 6, spr. 795, k. 18.
17
CPAHL Ukrainy, F. 145, op. 1, spr. 16, k. 41.