ARCHEION

MODEL CYKLU ŻYCIA DOKUMENTACJI
193
Ponad 100 artykułów w jednym czasopiśmie to sporo. Prócz tego dziesiątki innych
publikacji poświęconych zarządzaniu dokumentacją i mówiących o modelu
cyklu życia. W tej masie autorów nie ma jednego twórcy, o którym można byłoby
powiedzieć, że to on wykrzyknął „Eureka!” — Wynalazłem nowy model. Nie ma
też jednej, kanonicznej wersji tegoż modelu. Przygotowując niniejszy artykuł, autor
przeprowadził kwerendę w wielu publikacjach o zarządzaniu dokumentacją
w poszukiwaniu jednej, klasycznej wersji modelu. Nie chcąc obarczać czytelnika
nadmiarem szczegółów, syntezę poszukiwań zawarto w zamieszczonym na
końcu aneksie. Przynosi on zestawienie ponad 40 prac, w których opisano model
cyklu życia dokumentacji. Zebrany materiał ukazuje dużą różnorodność koncepcji
i wielość pomysłów autorskich. Nawet liczba etapów cyklu nie jest stała
i waha się w przedziale 3–10. I nie jest tak, jak chcieliby Zawiyah M. Yusof
i Robert W. Chell, że wielość podziałów narastała z czasem 50 . Najprostszy model,
trzystopniowy, występował już od początku, ale spotykamy go bardzo często
również później, aż do dzisiaj. Przeplatał on się w nieregularnych odstępach
czasu z modelami liczącymi do 7, 8 czy 10 etapów. Można nawet zauważyć, że
niektórzy autorzy w kolejnych wydaniach zmniejszali liczbę podziałów 51 . Od
połowy lat 90. wartość ta raczej nie przekraczała pięciu.
Liczba etapów nie stanowi zatem czynnika wyróżniającego poszczególne
typy modeli. Po przeanalizowaniu wyników kwerendy autor proponuje wydzielić
dwa rodzaje modeli, które nazwał w innym miejscu modelem frekwencyjnym
i funkcjonalnym 52 . Są one opisane poniżej i jak zobaczymy, nawet w tych dwu
grupach nie ma pełnej zgodności i niemal każda propozycja zawiera odmienne
elementy. Z tego powodu autor zaproponował w zakończeniu model optymalny,
który jest próbą syntezy cyklu życia dokumentacji.
Model frekwencyjny
Model frekwencyjny jest najprostszy i najmniej w nim indywidualnych
odmienności. Popularny był zwłaszcza w latach 70. i 80. ubiegłego wieku, choć
50
Z.M. Yusof, R.W. Chell, The Records Life Cycle: an Inadequate Concept for Technology-Generated
Records, „Information Development”, t. 16, 2000, nr 3, s. 137, 140.
51
M.M. Johnson, N.F. Kallaus, Records Management, 4th ed., Cincinnati: South-Western Pub.
1987, s. 7 (fig. 1–2 the Record Cycle) przedstawia osiem etapów cyklu życia dokumentacji; w kolejnym
wydaniu liczba ta spada do pięciu, zob.: N.F. Kallaus, M.M. Johnson, J.Read, K. Van Dyke, Records
Management, 5th ed., Cincinnati, OH: South-Western Pub. Co., 1992, s. 19 (fig. 1.8 the Record
Cycle); także ostatnie, dziewiąte, międzynarodowe wydanie — przy zmienionym składzie autorskim
— poprzestaje na pięcioczęściowym modelu, zob.: J. Read, M.L. Ginn, Records Management: International
Edition, 9th ed., Mason, OH: South-Western Cengage Learning, 2011.
52
L. Pudłowski, Archiwistyka, s. 59–64. Model pierwszy autor nazwał pierwotnie użytkowym,
lecz wieloznaczność tego terminu (zwłaszcza w języku angielskim) sprawiła, że obecnie proponuje
nazwę „frekwencyjny”. Oddaje to lepiej istotę modelu opartego na częstotliwości korzystania z dokumentacji.