ARCHEION

ПРОЦЕСИ УПОРЯДКУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ…
371
В усіх чотирьох випадках матеріали об’єднували в спільні архівні фонди.
Гірше виглядала ситуація, коли установа розділялася. Архівна теорія
виділяла такі випадки: 1. Поділ установи на кілька нових чи виділення
у самостійні уже існуючих частин. У такому випадку реєстратуру теж
розподіляли між кількома установами. 2. Виділення з існуючої установи
її частини у самостійну установу. Тут завжди виникала конфліктна ситуація —
обстоювання двох поглядів: поділу і збереження єдності фонду. Теоретично
можливим було використання формули «Фонд повинен залишатись в одній,
головнішій, установі», а інша має до нього повний доступ. Однак, як
показувала практика, подібне правило залишалося лише в теорії.
У процесі комплектування фондів також враховували розподіл
належності документів, відповідно до їх походження. Якщо лист надсилали
від однієї установи до іншої, то належність була такою: оригінал входив
до фонду тієї установи, якій надіслано лист, а копія — тій, яка надсилає.
Цей принцип чітко прослідковується на прикладі архівних матеріалів
Львівського університету. Серед збережених документів маємо оригінали
вхідних документів, зокрема, листи. З вихідної документації збереглись
або робочі копії, або чернетки, або проекти документів. Характеризуючи
збережені документи архіву Університету імені Яна Казимира, можемо
підкреслити відлагодженну роботу діловодства та чітке дотримання
теоретичних засад діяльності. Збережені документи підтверджують дієвість
нормативних вимог, оскільки при формуванні справи зберігались не лише
вхідні матеріали, а й копії вихідних, для створення цілісності діловодної
справи.
Поява деяких праць з архівної справи у міжвоєнний період у Речі
Посполитій окреслила розуміння поняття «фонд як архівний об’єкт».
Водночас було сформовано основні засади формування фонду, визначалися
його межі та наповненість. Передбачалося, що за нормальних умов
функціонування установи передання актів з реєстратури до архіву
відбувається стало, певними частинами з року в рік. Передання відбувалося
після того як мине визначений термін зберігання документів в реєстратурі,
залежно від їх категорії 6 . Важливим також було питання про визначення
тих категорій документів, які можуть входити до фонду. Європейські
підручники, видані на межі ХІХ–ХХ ст. визначали, що не можна до архівного
фонду відносити усі споріднені із документами матеріали, навіть якщо вони
мають писані, мальовані чи друковані ознаки. Однією з найважливіших рис
фонду була його індивідуальність. Засадничою частиною фонду визначали
акт, архівний документ. Варто відзначити, що в польській історіографії
архівної справи немає чіткого розмежування між поняттям акт та документ.
На відміну від німецької історіографії, де такий розподіл існував.
6
Idem, Nowożytna archiwistyka, s. 47.