ARCHEION

MODEL CYKLU ŻYCIA DOKUMENTACJI
213
skupionych wokół Archiwum Narodowego, Uniwersytetu Amerykańskiego
i Stowarzyszenia Archiwistów Amerykańskich. Oprócz Philipa C. Brooksa
i Emmetta J. Leahy’ego istotną rolę odegrał jeden z najwybitniejszych archiwistów
amerykańskich, Ernst Posner, oraz wicedyrektor Archiwum Narodowego
i wykładowca wspomnianego uniwersytetu Solon J. Buck (w 1941 r.
powołany na stanowisko Archiwisty Stanów Zjednoczonych). Nie do przecenienia
jest także rola skupionego wokół nich środowiska studentów (często
dość dojrzałych), uczęszczających na zajęcia w American University. Przy
omawianiu złożonych początków modelu cyklu życia dokumentacji niesłuszne
i niesprawiedliwe było zupełne pomijanie Helen L. Chatfield, której profesorowie
Posner i Buck poruczyli prowadzenie zajęć z zarządzania współczesną
dokumentacją. Ponadto warto pamiętać, że autor podręcznika zarządzania
dokumentacją, Ira A. Penn, uważany przez wielu współczesnych archiwistów
za twórcę modelu, nie był nim wprawdzie, ale za to w znacznym stopniu
przyczynił się do spopularyzowania tej teorii.
Jak pisano, model cyklu życia nie ma jednego klasycznego wzoru. Autor,
po przeanalizowaniu zestawionych w aneksie ponad 40 definicji zauważył, że
wspólną nazwę noszą w zasadzie dwa, oparte na różnych zasadach, modele.
Amerykańscy archiwiści tego nie zauważali i wcale im to nie przeszkadzało,
(Zaiste z dużą swobodą i elastycznością podchodzą do rozważań teoretycznych.
Może dlatego są tak skuteczni w swych praktycznych działaniach?).
Pierwszy, prosty model, który autor nazwał frekwencyjnym, składa się z trzech
faz. Bazując na częstotliwości korzystania z dokumentacji, określa, że jest ona:
1. Aktywna (używana często),
2. Półaktywna (używana sporadycznie),
3. Nieaktywna (nieużywana).
Model frekwencyjny jest bardzo prosty, choć nie do końca logiczny, jak wykazano.
Zwraca za to uwagę na bardzo istotny aspekt finansowy zarządzania dokumentacją
w instytucji macierzystej. Pozwala mianowicie analizować implikacje
budżetowe związane z zarządzaniem, zwłaszcza zarządzaniem przestrzenią, czy
ujmując szerzej, z tzw. Facility Management. Chodzi o optymalizację kosztów
i czasu potrzebnego na dostęp do dokumentów oraz kosztów powierzchni biurowej
bądź magazynowej.
Podkreślmy wreszcie raz jeszcze stanowczo, że określenie „dokumentacja
nieaktywna” pokazuje wyłącznie punkt widzenia administratora dokumentacji
i dotyczy funkcji pierwotnej akt. To, co dla administratora jest
końcem pracy, dla archiwisty jest jej początkiem. Dokumentacja nieaktywna
przekazana do archiwum jest dokumentacją wieczystą, którą archiwista
w trakcie czasochłonnego i żmudnego opracowywania przeistacza w archiwalia.
Następnym zadaniem archiwisty jest popularyzacja zasobu i sprawienie,
by ta niegdysiejsza dokumentacja nieaktywna stała się jak najbardziej
aktywnymi archiwaliami.