ARCHEION

MODEL CYKLU ŻYCIA DOKUMENTACJI
207
Drugi etap „oficjalnego” modelu to obsługa i korzystanie. Składa się on
z dwóch części. Niektórzy autorzy uznają to za właściwe, inni natomiast rozbijają
ten etap na dwie odrębne fazy. Dotychczas wszystkie modele były bardziej
bądź mniej podobne. Od etapu trzeciego autorzy wprowadzają różne elementy,
które ich zdaniem są istotne dla cyklu życia dokumentacji. UN Advisory Committee
for the Coordination of Information Systems zaleca już w pierwszej fazie
identyfikację utworzonego dokumentu, a w następnej ocenę wartości dokumentacji
77 . Inni autorzy dodają fazy dystrybucji 78 , zabezpieczania i ochrony 79 czy
transferu 80 . Wszyscy są zgodni, że ostatnią fazą jest selekcja, w wyniku której
materiały są przekazywane do archiwum lub niszczone.
Czas wreszcie na pytanie, który model cyklu życia jest „najlepszy”? Na to
pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Tak jak każdy autor był przekonany,
że jego propozycja jest właściwa, tak każdy archiwista czy zarządca dokumentacji,
przystępując do analizy obiegu dokumentów (czy też szerzej analizy
workfl ow 81 ), wybierze model, który najbardziej mu odpowiada. A może stworzy
swój własny, który precyzyjniej będzie opisywał funkcje i procesy w macierzystej
organizacji?
Model optymalny cyklu życia dokumentacji
Nie inaczej postąpił autor niniejszego tekstu i po wielu przemyśleniach pragnie
zaprezentować czytelnikowi model, który nazwał optymalnym. Nazwa, ocena
i wybór elementów składowych są oczywiście subiektywne, lecz spróbujmy uzasadnić
tę propozycję. Model minimalny, trójdzielny, ma w zasadzie cztery etapy,
gdyż jego druga faza składa się z dwu części — obsługi i korzystania. Jednocześnie
brakuje wydzielenia okresu, kiedy dokumentacja półaktywna lub nieaktywna jest
biernie magazynowana przed ostateczną selekcją. Z tych względów zaproponowano
dodatkową, przedostatnią fazę — przechowywanie. Opis i argumenty uzasadniające
taki podział zawarto poniżej. Całość, podobnie jak w czasach powstania
modelu, odniesiono do dokumentacji tradycyjnej. Dzisiaj jednak nie sposób pominąć
dokumentacji elektronicznej i dlatego autor stara się ukazać ten tradycyjny
model również w wirtualnym świecie. Zatem pięcioetapowy model optymalny cyklu
życia dokumentacji wyglądałby jak na szkicu zamieszczonym poniżej.
77
ACCIS (1990).
78
Robek (1996); Stephens (1996); Beck (2010); Read (2011); Salt Lake CA (2012).
79
Ibidem; LLNL (2011).
80
Johnson (1967); Johnson (1987); Couture (1987); Rick (1982); Wallace (1992/1983); Gill
(1993); RMC (1993); US NARA (2005); Read (2011).
81
Workfl ow wg WFMC (WorkFlow Management Coalition) to: „automatyzacja procesów biznesowych,
w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane
od jednego uczestnika do następnego, wg odpowiednich procedur zarządczych”.