ARCHEION

PORZĄDKOWANIE AKT I KSZTAŁTOWANIE ZASOBU ARCHIWUM…
357
biła się na gromadzeniu zasobu archiwalnego); 3. likwidacja przez wcielenie
likwidowanego urzędu do innego, już istniejącego (zespół archiwalny likwidowanego
urzędu wcielano do zespołu urzędu sukcesyjnego); 4. likwidacja kilku
urzędów na rzecz jednego, istniejącego lub nowo powstałego 5 .
We wszystkich czterech wypadkach materiały archiwalne łączono we wspólny
zespół archiwalny. Gorzej wyglądała sytuacja, gdy dokonywano podziału
instytucji. W teorii archiwalnej rozróżniano następujące sytuacje: 1. podział
urzędu na kilka nowych lub wyodrębnienie jako samodzielnych części już istniejących
(w takim wypadku dokonywano także podziału registratury między
kilka urzędów); 2. wyodrębnienie z już istniejącego urzędu jego części jako samodzielnego
urzędu (w tym wypadku zawsze powstawała sytuacja konfliktowa
— podział a zachowanie jedności zespołu; teoretycznie możliwe było użycie
zasady: „zespół powinien pozostać w jednym, ważniejszym urzędzie”, a drugi
ma do niego całkowity dostęp, jednakże — jak pokazywała praktyka — zasada
ta pozostawała wyłącznie w teorii).
W procesie gromadzenia akt uwzględniano także rozróżnienie przynależności
dokumentacji w zależności od jej pochodzenia. Jeśli pismo było wysyłane z jednego
urzędu do drugiego, to przynależność była następująca: oryginał pozostawał
w zespole tego urzędu, do którego nadesłano pismo, a kopia w zespole tego,
który pismo wysyłał. Zasada ta jest dobrze widoczna na przykładzie materiałów
archiwalnych Uniwersytetu Lwowskiego. Wśród zachowanych dokumentów
mamy oryginały dokumentacji wpływającej, m.in. listy. Spośród dokumentacji
wychodzącej zachowały się albo kopie robocze albo brudnopisy, albo projekty
dokumentów. Omawiając zachowane dokumenty Archiwum Uniwersytetu Jana
Kazimierza, warto podkreślić sprawną organizację pracy biurowej oraz ścisłe
przestrzeganie teoretycznych zasad ją regulujących. Zachowana dokumentacja
świadczy o skuteczności wymogów normatywnych, ponieważ podczas prowadzenia
sprawy zachowywano nie tylko materiały wpływające, lecz także kopie
pism wychodzących, w celu zapewnienia spójności prowadzonej sprawy.
Niektóre prace z zakresu archiwistyki, które ukazały się w Polsce międzywojennej,
poświęcały uwagę problemowi rozumienia pojęcia „zespołu jako obiektu
archiwalnego”, podstawowym zasadom kształtowania zespołu, określeniu jego
granic. Przewidywano, że w normalnych warunkach funkcjonowania urzędu
przekazanie akt z registratury do archiwum odbywa się trwale, w ustalonych
częściach, z roku na rok. Przekazywanie akt do archiwum winno odbywać się
tuż po tym, jak mijał ustalony okres przechowywania ich w registraturze — zależnie
od ich kategorii 6 . Ważną kwestią było także określenie tych kategorii dokumentów,
które mogą wejść do zespołu archiwalnego. Podręczniki europejskie
wydane na przełomie XIX i XX w. stwierdzały, że do zespołu archiwalnego nie
5
Idem, Z zagadnień nowożytnej archiwistyki polskiej, „Archeion” 1927, t. 1, s. 118.
6
Idem, Nowożytna archiwistyka, s. 47.