ARCHEION

360
OLGA OSEREDCZUK
ła istnienie „składnic akt”, gdzie przechowywano dokumentację, która już nie
była potrzebna do bieżącego urzędowania. Szczegółowe przepisy dotyczące
właściwości przebiegu gromadzenia oraz porządkowania w składnicach akt
mają szczególną wagę, ponieważ niektóre z nich stosowano w archiwach
szkół wyższych. Ponadto przestrzeganie ich obowiązywało także kancelarie
uniwersyteckie, będące instytucjami państwowymi. Szczególne znaczenie dla
gromadzenia oraz dalszego porządkowania akt miało opracowywanie instrukcji
kancelaryjnej. Decydowała ona o układzie akt oraz określała podstawowe
zasady ich porządkowania. Podstawowymi dokumentami normatywnymi regulującymi
wymogi porządkowania akt były przepisy uchwalone w sierpniu
i grudniu 1931 r. Dotyczyły one działalności kancelarii, a także warunków
przechowywania akt w urzędach 10 . Warto zaznaczyć, że opracowywanie przepisów
odbywało się zawsze w drodze konsultacji. Nad ich tekstem pochylali
się renomowani archiwiści, zgłaszając swoje uwagi i wnosząc poprawki.
Podobnie działo się w wypadku kilku uchwał dotyczących zasad prowadzenia
dokumentacji w składnicy akt. Dotarły do nas projekty odnoszące się do
wprowadzenia registratur (na etapie drugiej redakcji nazwa została zmieniona
na: „składnica akt” i w tej postaci ją zatwierdzono [O.O.]), które w 1928 r.
otrzymał, w celu zapoznania się i wniesienia poprawek, dyrektor archiwum
ziemskiego Oswald Balzer 11 . Określały one podstawowe zasady funkcjonowania
składnicy akt w urzędzie. Przewidywały one m.in., że akta spraw zakończonych
należy przechowywać w kancelarii. Okresy takiego przechowywania
były różne, w zależności od rodzaju dokumentacji, ale w większości
wypadków wynosiły dwa lata. Po zakończeniu tego okresu materiały archiwalne
przekazywano do składnicy. Wskutek decyzji kierownika urzędu wyznaczone
okresy mogły ulec zmianie, a materiały mogły być przekazane do
składnicy w krótszym terminie. Przed przekazaniem akt do składnicy należało
je uporządkować zgodnie z wymaganiami określonymi w osobnej instrukcji.
Przykładowo, w Archiwum Uniwersytetu Lwowskiego wymogu tego
nie przestrzegano i materiały przekazywano w stanie raczej chaotycznym, nie
przestrzegano też okresowości. Według stanu na rok 1917 do archiwum przekazane
zostały materiały wytworzone pod koniec XIX w., zaś materiały powstałe
przed 1917 r. trafiły do archiwum dopiero po 1930 r. Ponadto każdy
wydział przekazywał swoje akta do archiwum w różnym czasie. W sposób
najbardziej planowy przekazywała dokumentację do archiwum kancelaria
rektoratu, najgorsza sytuacja pod tym względem panowała na wydziałach.
W pierwszej kolejności było to spowodowane brakiem miejsca przeznaczonego
na przechowywanie materiałów archiwalnych.
10
I. Mamczak–Gadkowska, Archiwa państwowe, s. 275.
11
Centralne Państwowe Archiwum Historyczne Ukrainy we Lwowie (cyt. dalej: CPAHL Ukrainy),
F. 145 (Zemśkyj archiw u Lwowi), op. 1, spr. 16, k. 23.