ARCHEION

ПРОЦЕСИ УПОРЯДКУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ…
375
речовою системою, підлягали обов’язковому зшиванню. Перед зшиванням
вимагалося укладати їх у визначеному порядку. Після укладання акти
нумерували олівцем у правому верхньому кутку. Брошури, фото, карти,
листівки, відозви та інше нумерувались так само як і кореспонденція,
кожен аркуш окремо. Книги, що мали понад 48 сторінок, карти і рисунки
великих розмірів зберігалися окремо як додатки, зазначаючи інформацію
про це на обкладинці актів та в кінцевій клаузулі. Після нумерації акти
вшивали в обкладинку з цупкого паперу. Не обов’язковою, але бажаною
для виконання вимогою було використання різного кольору обкладинок
для різних відділів, однак використання одного кольору мало бути сталим 12 .
Також існувала вимога щодо оформлення самих актів у діловодстві, вона
стосувалася полів документа. Його ширина не мала бути меншою 2 см,
це пов’язано із тим, аби під час зшивання актів у справу не пошкодити
тексту. Якщо все ж таки ця вимога не була дотримана і текст міг зазнати
пошкодження, то перед початком зшивання вимагалося підклеїти вузьку
смужечку паперу і лише після того підшити документ.
Приписи передбачали чіткі вимоги щодо оформлення справ. Однією
з них було обов’язкове зшивання актів, визначався також розмір прошитої
справи. Якщо справа була сформована із товстого паперу, то її ширина
не мала перевищувати 4 см, якщо із тонкого — 3 см. Кількість аркушів
справи не мала перевищувати 300–400 шт. На останньому аркуші
необхідно було зазначити кількість аркушів справи та кількість і характер
незшитих додатків. Останній засвідчувальний аркуш мав підписувати
керівник канцелярії 13 . Також відповідного оформлення вимагала титульна
сторінка справи. Вона мала містити виразний напис із зазначенням
назви справи, поряд із тим вказували назву установи і відділу, загальну
назву виду документів, час зберігання, якщо справа багатотомна, номер
тому, кінцеві дати, кількість аркушів та наявність у справі спеціальних
додатків, знак акту та номер архівного інвентарю. Індекс акту складався
з двох або ж трьох літер чи цифр, що позначали номер відділу актів та
групу і підгрупу в списку. На обкладинці книг чи спеціальних течок назву
справи зазначали на спеціально наклеєній картці з білого паперу, титул
було повторити на першому білому аркуші книги і на корінці книги чи
течки. Якщо справа мала кілька томів, то на усіх зазначали однаковий
титул, змінювали лише номер тому. При передачі справ до складниці актів
архівний номер присвоювався кожному тому справи. Деякі документи
могли почергово функціонувати у кількох канцеляріях, у такому випадку їх
вшивали у нову обкладинку, однак старі обкладинки не знімалися. В усіх
матеріалах, що не підлягали списанню, обов’язковою була наявність змісту
12
ЦДІАЛ м. Львів, Ф. 145, оп. 1, Спр. 16, арк. 39.
13
Ibidem, арк. 40.