ARCHEION

MODEL CYKLU ŻYCIA DOKUMENTACJI
209
ostatniej system jest dużo bardziej złożony, tym niemniej cel tego etapu planowania
w obu wypadkach jest identyczny. Od lat rola zarządcy dokumentacji i cel
całego procesu zarządzania dokumentacją są niezmienne.
Cel zarządzania dokumentacją:
Dostarczyć właściwą informację, właściwej osobie,
we właściwym czasie, przy możliwie najniższych
kosztach.
Zasadnicza i powtarzalna część fazy tworzenia dotyczy już powstawania samej
dokumentacji. Przy planowaniu należy zwrócić szczególną uwagę na ten
etap, gdyż wg I.A. Penna faza tworzenia stanowi ok. 70 proc. kosztów informacji
83 . Na tym etapie należy też zastanowić się nad przyszłością dokumentacji,
a także jeszcze przed jej wytworzeniem niezbędne jest opracowanie systemu jej
przechowywania oraz sposobów wykorzystania. Dzięki temu zarządzanie dokumentacją
będzie przebiegało w sposób uporządkowany i wydajny.
W tej fazie dokument jest in statu nascendi, lecz nie powstaje on przypadkowo,
gdyż jest odzwierciedleniem funkcji wypełnianych przez instytucję. Tak
długo jak dokument pozostaje na biurku autora lub na jego lokalnym dysku,
tak długo „nie istnieje” dla systemu zarządzania dokumentacją. Na tym etapie
pomoc zarządcy dokumentacji jest w zasadzie zbędna, może on, co najwyżej,
pomóc ułożyć strukturę folderów (fizycznych bądź elektronicznych).
Do tej fazy zalicza się także wpływ korespondencji przychodzącej, tak długo
jak długo nie zostanie ona wprowadzona do systemu.
Obsługa
Każdy oficjalny dokument, obojętnie tradycyjny czy elektroniczny, musi być
wprowadzony do systemu zarządzania dokumentacją. Może to być streszczenie
w księdze wpisów czy rejestracja w tradycyjnym dzienniku podawczym. Nawet
w systemie kancelaryjnym rzeczowo-bezrejestrowym umieszczenie pisma
w miejscu przewidzianym przez wykaz akt jest wprowadzeniem dokumentu do
systemu. W dzisiejszych czasach, w wypadku dokumentacji tradycyjnej, dokument
wytworzony staje się częścią systemu z chwilą, gdy zostanie przeniesiony
z biurka referenta do szafy na akta, do której ma dostęp większa liczba osób.
W świecie wirtualnym wprowadzenie do systemu polega na jednoznacznej
identyfikacji dokumentu przez nadanie mu wymaganych cech indywidualnych,
czyli jak to się dzisiaj określa przez opatrzenie go zestawem metadanych. Część
tych danych może być wprowadzona przez człowieka, a pozostałe może dodać
83
I.A. Penn, G.B. Pennix, J. Coulson, op.cit., s. 9.