ARCHEION

374
OLGA OSEREDCZUK
особливостей процесу комплектування та упорядкування у складницях актів
має вагоме значення, оскільки окремі з цих норм застосовували в архівах
вищих навчальних закладах. Окрім того, дотримання вище згаданих вимог
для університетських канцелярій, як державних установ, було обов’язковим.
Важливе значення для комплектування та подальшого упорядкування актів
мало укладення інструкцій для канцелярії. Вони давали змогу встановити
спосіб укладання актів та визначали основні засади їх упорядкування.
Основними нормативними документами, що регламентували вимоги до
упорядкування, стали приписи, укладені у серпні та грудні 1931 р. Приписи
стосувалися діяльності канцелярії, а також умов зберігання документів
в установах. 10 Варто відзначити, що укладення Приписів завжди проходило
чималий підготовчий шлях. Над їх текстом працювали провідні архівісти,
висловлюючи свої зауваження та вносячи корективи. Подібний процес
пройшли також декілька ухвал, що стосувалися ведення документів
у складницях актів. До нас дійшли проекти про впровадження реєстратур
(у другій редакції Приписів назва була змінена на складниці актів, яка
й була затвердженою. — О.О.), надіслані для ознайомлення та внесення
коректив у 1928 р. до директора Земського архіву Освальда Бальцера 11 .
Вони визначали головні засади діяльності складниці актів в установі.
Зокрема, ними передбачалося, що закінчені у діловодстві матеріали
повинні зберігатись у канцелярії. Терміни такого зберігання були різні,
залежно від виду документів, але у більшості випадків становив два роки.
Після закінчення цього терміну архівні матеріали передавали до складниці.
За наявності відповідного рішення керівника установи, визначені терміни
могли порушуватися, а документи передавалися до складниці скоріше. Аби
передати акти до складниці, їх необхідно було упорядкувати відповідно до
вимог, котрі подавала окрема інструкція. До прикладу в архіві Львівського
університету цю вимогу не виконували, а матеріали передавались доволі
хаотично і без дотримання періодичності. Станом на 1917 р. в архів
надійшли матеріали, створені до початку ХХ ст., а матеріали до 1917 р.
потрапити в архів лише після 1930 р. При цьому кожен відділ здавав свої
документи до архіву у різний час. Найбільш стабільно до архіву передавала
документи ректорська канцелярія, найгірша ситуація була з факультетами
це, у першу чергу, було пов’язано із браком місця для зберігання архівних
матеріалів.
Тими ж приписами передбачалося дві системи провадження актів: речова
та чисельна. Перша зводилась до укладання документів за тематичним
принципом, а друга — за хронологічним. Акти, що провадилися за
10
I. Mamczak-Gadkowska, Archiwa państwowe, s. 275.
11
Центральний державний історичний архів України, м. Львові (далі: ЦДІАЛ м. Львів),
Ф. 145 (Земський архів у Львові), оп. 1, Спр. 16., арк. 23.