ARCHEION

210 LESZEK PUDŁOWSKI
komputer lub system. Warto zauważyć, że obecnie rejestracja może być prowadzona
półautomatycznie, a w niektórych sytuacjach nawet całkowicie automatycznie.
Możliwa jest także sytuacja, że komputer czerpiąc informacje ze źródeł zewnętrznych,
sam wygeneruje dokumenty, a wtedy tworzenie poszczególnych rekordów
w bazie danych będzie wprowadzaniem tychże dokumentów do systemu.
Jeżeli chodzi o korespondencję przychodzącą, to klasyczna (po zarejestrowaniu
i ewentualnym zeskanowaniu) i elektroniczna (po opatrzeniu metadanymi)
zostają wprowadzone do systemu i stają się jego integralną częścią. Wszystkie
dokumenty wytworzone (wewnętrzne) i wpływające (zewnętrzne) zyskują miano
aktywnych po wprowadzeniu do systemu zarządzania dokumentacją.
Korzystanie
To okres, w którym dokumentacja jest najintensywniej używana w instytucji
macierzystej. Dokumentacja klasyczna pozostaje w pokojach referentów i registraturze.
Dokumentacja elektroniczna przechowywana jest na dostępnych
w każdej chwili komputerach i serwerach (lokalnie lub w chmurze). W tym czasie
musi być ona zabezpieczana przez regularne sporządzanie kopii zapasowych.
Ten najbardziej intensywny okres trwa zazwyczaj od jednego do trzech miesięcy.
Później dokumentacja staje się stopniowo coraz mniej aktywna i zyskuje miano
półaktywnej. Z czasem przychodzi pora na kolejną, czwartą fazę.
Przechowywanie
W tej fazie dokumentacja może być jeszcze półaktywna, choć stopniowo coraz
większa jej część staje się nieaktywna. Na tym etapie dokumentację przenosi
się w tańsze miejsca składowania. Dokumentację analogową zazwyczaj
przekazuje się do archiwum zakładowego lub przejściowego, zaś elektroniczna
może pozostawać na serwerach lub przenosi się ją na tańsze nośniki, np. taśmy
magnetyczne. Później, w kolejności wynikającej z jej kwalifikacji archiwalnej,
dokumentacja przechodzi do ostatniej (w instytucji macierzystej) fazy.
Autor dodał tę fazę do modelu minimalnego, wychodząc z założenia, że występuje
ona zawsze między fazą korzystania i selekcji. Jest to bardzo ważny etap,
który przy szczegółowej analizie procesu zarządzania dokumentacją pozwala na
osiągnięcie konkretnych oszczędności finansowych.
Selekcja
Faza ta odbywa się na podstawie wykazu akt i w zgodzie z kategorią
archiwalną. Sama selekcja polega na wydzielaniu dokumentacji wieczystej
do archiwum oraz na brakowaniu dokumentacji doczesnej, która utraciła swą
praktyczną przydatność. Wybrakowaną dokumentację, zazwyczaj po uzyskaniu