ARCHEION

378
OLGA OSEREDCZUK
справу перевіряли осібно, для встановлення відповідності оформлення
до вимог. Якщо всі передані справи були оформленні належно, то їм
присвоювали архівні номери і їх вносили до спеціальної книги реєстру.
Керівник складниці підписував акти на передання, а один екземпляр
передавав до канцелярії. У разі виявлення браку в оформленні документів,
процес приймання призупиняли. Канцелярія була зобов’язана виправити
порушення протягом місячного терміну. Якщо канцелярія відмовлялась
або ж не мала можливостей виправити порушення, то керівник складниці
укладав відповідний протокол, де описував усі порушення. Цей документ
надавали для ознайомлення керівникe установи. У разі, якщо він дозволяв
приймати документи у такому стані, якому вони були, то керівник складниці
їх приймав, прилучивши супровідні матеріали, отримані від керівника 18 .
Усі вищезазначені вимоги були підкріпленні прийняттям спеціальної
Ухвали Ради міністрів від 21 грудня 1931 р., що визначала умови зберігання
актів у публічних установах. Параграф другий вказує, що виконання цієї
Ухвали установами, інституціями та закладами публічної адміністрації,
відповідно до розпорядження Президента, контролюють Рада міністрів та
відповідні міністри 19 .
Ще одним нормативним документом, що стосувався питань упорядкування
архівних матеріалів, були Приписи зі зберігання актів в установах урядової
адміністрації 20 . Зокрема, цим нормативним документом підтверджували
поділ актів на категорії. Акти, відповідно до потреб установ поділяли на дві
категорії: категорія А — акти зі значним терміном зберігання та категорія
В — акти із тимчасовим (нетривалим) терміном зберігання 21 .
Загалом, характеризуючи процес комплектування та попереднього
упорядкування архівних матеріалів, можемо означити, що він був дещо
нечітким. Це передусім було пов’язано з відсутністю чітко сформульованих
та окреслених вимог як у методичних рекомендаціях, так і в нормативних
документах. Ситуація зазнала позитивних змін із прийняттям декількох
ухвал, що стосувалися вимог до канцелярій та запровадження в установах
складниці актів. Ці вимоги мали вплив на функціонування університетського
архіву, хоча його створення не було пов’язано із запровадженням вимоги
діяльності складниці актів в установі. Посідаючи дещо проміжне місце
між державними архівами та складницями актів, він у своїй діяльності
використовував нормативні приписи обох категорій.
18
ЦДІАУ м. Львів, Ф. 776 Державний архів у Львові, оп. 1, Спр. 1, арк. 35.
19
Dzieje archiwistyki polskiej, s. 64.
20
T. Matuszak, Kształtowanie zasobu archiwalnego w Polsce w latach 1918–1939, „Piotrkowskie
Zeszyty Historyczne” 2011, t. 12, s. 102.
21
T. Manteuffel, Brakowanie akt w świetle ankiety Międzynarodowego Instytutu Współpracy
Umysłowej, „Archeion” 1937–1938, t. 15, s. 54.