ARCHEION

92
BARTOSZ NOWOŻYCKI
Odpowiada także za koordynację współpracy agencji federalnych oraz możliwie
szybkie upublicznienie dokumentacji tego typu. Fundusze otrzymuje od rządu
federalnego, a raport ze swojej działalności składa przed Kongresem.
Brakowanie i niszczenie dokumentacji
Ustawodawca zawarł w Kodeksie Stanów Zjednoczonych przepisy dotyczące
brakowania dokumentacji aktowej 102 . Archiwista Stanów Zjednoczonych ma
obowiązek ogłosić przepisy mówiące o sporządzaniu wykazów i harmonogramów
brakowania akt, procedurach brakowania oraz standardach kopiowania akt,
które mają być wybrakowane 103 . Szef agencji federalnej musi przedłożyć Archiwiście
Stanów Zjednoczonych wykazy i harmonogramy brakowania akt: skopiowanych,
nieposiadających wystarczającej wartości administracyjnej, prawnej
i badawczej oraz tych, których okres przechowywania już minął.
Archiwista Stanów Zjednoczonych, wyrażając zgodę na brakowanie, ma
również obowiązek kontroli przedstawionych przez szefa agencji wykazów
i harmonogramów brakowania akt 104 . Po kontroli wykazów i harmonogramów
brakowania, jeśli nie ma przesłanek do dalszego przechowywania dokumentacji,
powinien ogłosić on plany związane z wykonaniem tej czynności. Może również
samodzielnie przeprowadzić brakowanie akt w zasobie archiwów narodowych,
jeśli nie było to wykonane w agencji federalnej, z której akta pochodzą 105 . Po
upływie określonego czasu w agencjach federalnych można wykonać brakowanie
dokumentów w tej samej formie i postaci, które uprzednio dopuszczono do
wybrakowania 106 . W wypadku brakowania akt dotyczących zagrożenia dla zdrowia,
życia lub mienia, decyzję podejmują wspólnie szef jednostki federalnej oraz
Archiwista Stanów Zjednoczonych 107 . Coroczny raport z brakowania dokumentacji
musi być przedstawiony Kongresowi 108 .
102
USC, rozdział 33, część 44; zob. strona internetowa U.S. Government Painting Office: .
103
Rozdział wprowadza definicję „dokumentacji” (records), która obejmuje: wszystkie książki, dokumenty,
mapy, fotografie, dokumentację mechaniczną lub inne materiały dokumentalne przekazane
bądź otrzymane przez agencję federalną na mocy prawa federalnego, bądź w związku z interesem publicznym;
zapis ten wyłącza z definicji obiekty muzealne i biblioteczne uzyskane przez agencje do celów
wystawienniczych i popularyzatorskich lub kopie dokumentów zachowanych tylko dla odniesienia; dopuszcza
się do brakowania mikrofilmy i fotokopie; zob.: USC, § 3301–3303, rozdział 33, część 44.
104
Archiwista Stanów Zjednoczonych może w szczególnych wypadkach zwracać się o pomoc
w tej sprawie do komisji Kongresu USA; w wypadku rutynowego brakowania standardowej dokumentacji
nie musi tego czynić; zob.: USC, § 3303a, rozdział 33, część 44.
105
Do czego wymagana jest pisemna zgoda szefa agencji lub sukcesora.
106
Wyjątkiem od procedury brakowania są zapisy odnoszące się do roszczeń i żądań wydanych
przez lub przeciwko rządowi Stanów Zjednoczonych; zob.: USC, § 3308–3309, rozdział 33,
część 44.
107
Zob.: USC, § 3310, rozdział 33, część 44.
108
Ustawodawca dopuszcza sprzedaż akt, z czego zyski mają być wpłacane na skarb państwa.