ARCHEION

362
OLGA OSEREDCZUK
w nową okładkę, ale starych okładek nie zdejmowano. We wszystkich archiwaliach,
które nie podlegały niszczeniu, należało umieścić spis akt (w samej teczce
albo w postaci osobnych kart, które wszywano przed pierwszą kartą teczki).
Wszyty spis także numerowano liczbami rzymskimi, a informację o tym fakcie zaznaczano
w odpowiedniej klauzuli 14 . Niełatwe jest zbadanie, czy wymogi te były
przestrzegane w Archiwum Uniwersytetu Lwowskiego, ponieważ nie przetrwały
do naszych czasów oryginalnie opracowane dokumenty archiwalne z powodu ponownego
uporządkowania, w czasach ZSRR, większej części zawartości archiwum,
aczkolwiek w niektórych kategoriach akt zachowały się ślady wcześniejszego
porządkowania dokumentacji. I tak np. w protokołach z posiedzeń senatu z lat
1920–1930 obecne są spisy akt. Tę kategorię akt porządkowano chronologicznie.
Zwykle protokoły za półroczny okres zszywano w jedną teczkę.
Nieco różniły się wymogi dotyczące opracowania akt prowadzonych wg układu
numerowego. Zakładano, że podczas ich porządkowania należało zachować
wszystkie te cechy szczególne, które były obecne podczas ich funkcjonowania.
Materiały te układano wg kolejności ich numerów, dzielono je na części (działy,
rozdziały), a w każdej z nich wg numerów. Jeśli akta dzielono na rubryki, to
najpierw je układano wg rubryk, a wewnątrz rubryk — wg kolejności numerów.
W trakcie porządkowania akt w praktyce biurowej stosowano tzw. system
Kielmansegga, gdy określonemu rodzajowi (np. całej korespondencji dotyczącej
jednej sprawy) dokumentacji nadawano jeden numer biurowy. Dokumentację
tę układano wg numerów, a wewnątrz numerów — chronologicznie. Wiodącą
zasadą w porządkowaniu akt metodą numerową był układ chronologiczny, a numeracja
takiej dokumentacji była zamykana co roku 15 . Aby przekazać uporządkowane
w ten sposób akta do składnicy, należało ułożyć je w fascykuły. Z obu
boków zakrywano je tekturą, wystającą o 1 cm poza marginesy dokumentów, po
czym obwiązywano je „na krzyż” sznurem. Na tekturze zapisywano następujące
informacje: nazwę urzędu i wydziału, rok z którego pochodziły akta w fascykule,
skrajne numery akt zawartych w fascykule. Nie jest praktycznie możliwe
do ustalenia, czy korzystano z tej metody pracy w archiwum uniwersyteckim.
W Inwentarzu opublikowanym przez Ludwika Finkla zaznaczono, że poszczególne
materiały były ujęte w fascykuły, ale żadnej informacji o systemie ich
porządkowania nie posiadamy.
Proces przekazywania akt do składnicy przewidywał kilka etapów. Wymagane
było nie tylko uporządkowanie akt w teczkę, lecz również opracowanie
samych akt. Zgodnie z przepisami materiały przekazywane do składnicy miały
mieć „właściwy wygląd”. Rozumiano przez to: konieczność naklejania rysunków,
map i planów na płótno lub papier; podklejanie papierem podartych stron;
dołączenie tłumaczenia do pism w językach obcych; dołączenie przypisów
14
CPAHL Ukrainy, F. 145, op. 1, spr. 16, k. 41.
15
T. Manteuffel, Dziedziczenie registratur, s. 137.