ARCHEION

364
OLGA OSEREDCZUK
archiwalny i odnotowywano w specjalnej księdze rejestru. Kierownik składnicy
podpisywał spisy zdawczo-odbiorcze i jeden egzemplarz przekazywał do składnicy.
W wypadku zauważenia jakichkolwiek wad w uporządkowaniu akt proces
przekazywania wstrzymywano. Kancelaria była zobowiązana naprawić wady
w ciągu miesiąca. Jeśli kancelaria odmawiała lub nie miała możliwości usunięcia
wad, kierownik składnicy sporządzał odpowiedni protokół, w którym opisywał
wszystkie naruszenia przepisów. Dokument ten przekazywano kierownikowi
urzędu w celu zapoznania się z nim. Jeśli kierownik urzędu wyrażał zgodę na
przyjęcie akt w zaznaczonym stanie, kierownik składnicy je przyjmował, dołączając
do nich materiały towarzyszące — pisma otrzymane od kierownika 18 .
Wszystkie wymienione wyżej wymogi znalazły podstawę prawną w postaci
specjalnej uchwały Rady Ministrów z 21 grudnia 1931 r., która określiła warunki
przechowywania akt w urzędach publicznych. Paragraf drugi stanowił, że za
kontrolę realizacji tej uchwały w urzędach, instytucjach i zakładach administracji
publicznej, zgodnie z rozporządzeniem prezydenta, odpowiada Rada Ministrów
oraz odpowiedni ministrowie 19 .
Jeszcze jednym dokumentem normatywnym dotyczącym kwestii porządkowania
materiałów archiwalnych były przepisy o przechowywaniu akt w urzędach
administracji rządowej 20 . Potwierdzały one m.in. podział akt na kategorie.
W zależności od potrzeb urzędowych akta dzielono na dwie kategorie: kategoria
„A” — akta o trwałym okresie przechowywania i kategoria „B” — akta o czasowym
(nietrwałym) okresie przechowywania 21 .
Podsumowując omówienie procesu gromadzenia i porządkowania materiałów
archiwalnych, można zaznaczyć, że nie był realizowany on dość precyzyjnie.
Wynikało to przede wszystkim z braku dokładnych regulacji i ujęcia ich
w rekomendacjach metodycznych lub dokumentach normatywnych. Sytuacja
zmieniła się na korzyść po wprowadzeniu kilku decyzji precyzujących wymagania
względem kancelarii i nakazujących wprowadzenie ich w składnicach akt.
Miały one wpływ na funkcjonowanie archiwum uniwersyteckiego, chociaż jego
utworzenie nie było skutkiem ich wdrożenia w bieżącej pracy składnic akt. Zajmując
niejako miejsce pośrednie między archiwum państwowym a składnicą
akt, archiwum uniwersyteckie korzystało w swojej działalności z regulacji normatywnych
obu kategorii.
18
Ibidem, f. 776, op. 1, spr. 1, ark. 35.
19
Dzieje archiwistyki polskiej, s. 64.
20
T. Matuszak, Kształtowanie zasobu archiwalnego w Polsce w latach 1918–1939, „Piotrkowskie
Zeszyty Historyczne” 2011, t. 12, s. 102.
21
T. Manteuffel, Brakowanie akt w świetle ankiety Międzynarodowego Instytutu Współpracy
Umysłowej, „Archeion” 1937–1938, t. 15, s. 54.