487081291-Gemba-Kaizen-pdf

quería educar a sus funcionarios sobre los principios y las
metodologías kaizen.
Para ayudar a realizar ese cambio dentro de la organización
africana, el Instituto Kaizen adaptó los principios gemba kaizen a un
entorno de administración pública. La Figura 6.3 muestra el modelo 4P
para introducir reformas en el sector público. El elemento de
“involucración de las personas” se refiere a sensibilizar a la más alta
dirección y formar a los empleados y funcionarios para que todos se
transformen en defensores de la causa kaizen. Durante más de 14
meses, el Instituto Kaizen formó y homologó a más de 100 empleados
y funcionarios pertenecientes a cuatro divisiones administrativas,
incluidos servicios administrativos y recursos humanos, finanzas,
servicios de conferencia y centro médico. A todos se les extendió un
certificado al efecto.
El segundo elemento, denominado “Mejora del Entorno Físico de
Trabajo” emplea métodos como las actividades 5S y la gestión visual
para transformar el lugar de trabajo, desvelando dónde hay muda y
eliminándolo. Esto, a su vez, ayudó a mejorar el estado de ánimo de
las personas dentro de la UA. El tercer elemento, “Mejora de
Procesos” y el cuarto, “Examen de Políticas”, se basan ambos en los
sólidos cimientos de los dos elementos anteriores.
El personal de la UA llevó a la práctica más de 100 proyectos
gemba kaizen. Uno de los objetivos principales de esos proyectos
consistía en mejorar los tiempos de entrega, que suelen ser muy largos
en la administración pública, generando la imagen del servicio público
como una instancia lenta y no competitiva, donde hay mucho
desperdicio y despilfarro de recursos. Con ayuda de los métodos
kaizen para reducir muda de transporte, de existencias y de espera en
diversos procesos transaccionales (donde el producto es la
información en lugar de un objeto físico), se logró mejorar la
velocidad, la eficacia, el estado de ánimo de los trabajadores y la
satisfacción del cliente. Por ejemplo, se acortó el tiempo que se
tardaba en expedir una tarjeta de identidad, pasando de un plazo
situado entre 11 y 13 días, a tan solo menos de un día.