PUBLIC PROCUREMENT - Lexnet

Reglerne for oprettelsen og anvendelsen af et dynamisk indkøbssystem findes i
forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 15.
Ved oprettelsen af systemet og ved indgåelsen af kontrakterne inden for systemet må ordregiver
udelukkende anvende elektroniske midler, se nærmere om kravene til elektronisk kommunikation
kapitel 7.
I forbindelse med oprettelsen af systemet er ordregiveren forpligtet til at følge reglerne for offentligt
udbud i alle faser indtil tildelingen af de konkrete kontrakter.
Således skal en ordregiver, der vil etablere et dynamisk indkøbssystem til sædvanlige indkøb,
annoncere oprettelsen af systemet i EU-Tidende.
Ordregiver skal i udbudsbetingelserne angive, hvilken type indkøb, der er omfattet af systemet.
Herudover skal der også gives oplysninger om indkøbssystemet, det anvendte elektroniske udstyr og de
tekniske ordninger for tilslutning, jf. art. 15, stk. 3.
I hele systemets løbetid skal udbudsmaterialet være tilgængeligt på Internettet.
En virksomhed kan søge om optagelse i systemet på baggrund af sædvanlige oplysninger
om virksomhedens økonomi og kvalifikationer samt et vejledende tilbud på de varer, systemet vedrører.
Det vejledende tilbud kan have form af en henvisning til virksomhedens elektroniske katalog.
På baggrund af disse oplysninger og det vejledende tilbud tager ordregiver stilling til, om virksomheden
kan optages i systemet. Denne vurdering skal afsluttes senest 15 dage efter det vejledende tilbud er
afgivet, jf. art. 15, stk. 4. Tilbudsgiverne skal underrettes snarest mulig om, hvorvidt de er optaget i
systemet. Efter optagelsen i systemet figurerer tilbudsgiveren på ordregiverens elektroniske liste og vil
blive underrettet, når ordregiveren har brug for at foretage et konkret indkøb.
Muligheden for at søge om optagelse skal være åben i hele systemets funktionsperiode.
De vejledende tilbud, som virksomhederne har afgivet, kan til enhver tid forbedres, forudsat at de stadig
er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne.
Systemets løbetid kan maksimalt være 4 år, jf. art. 15, stk. 7. Ordregivere må ikke pålægge
interesserede virksomheder eller parterne i systemet et administrationsgebyr, dvs. hverken i forbindelse
med ansøgning om optagelse eller i forbindelse med køb over systemet.
Konkrete indkøb inden for et dynamisk indkøbssystem
Hver enkelt konkret kontrakt, der indgås på baggrund af et dynamisk indkøbssystem, skal udbydes på
ny, jf. art. 15, stk. 5.
Når en ordregiver vil foretage et konkret indkøb, skal denne offentliggøre en forenklet
udbudsbekendtgørelse i EU-Tidende. Formålet med denne offentliggørelse er at give nye
virksomheder mulighed for at søge om optagelse i systemet. Fristen for ansøgning skal være mindst 15
dage.
Efter fristens udløb opfordrer ordregiveren alle optagne virksomheder, dvs. både de virksomheder, der
allerede var i systemet og eventuelle nyoptagne virksomheder, om at afgive et opdateret tilbud. Udbyder
skal ikke overholde en bestemt tilbudsfrist.
Herefter tildeler ordregiveren den konkrete kontrakt. Dette sker efter de tildelingskriterier, der er fastsat i
udbudsbekendtgørelsen om indførelsen af det dynamiske indkøbssystem. Direktivet giver dog mulighed
for, at disse kriterier kan præciseres i opfordringen til at afgive det konkrete tilbud.
Når ordregivere indgår kontrakter, baseret på et dynamisk indkøbssystem, skal de sende en meddelelse
til Kommissionen efter indgåelsen af hver kontrakt, jf. direktivets art. 43, stk. 1. Der er dog mulighed
for at sende disse meddelelser samlet for et kvartal. Fristen er 48 dage fra indgåelsen af kontrakten
eller fra udgangen af hvert kvartal.
97