PUBLIC PROCUREMENT - Lexnet

Under dialogen med de enkelte virksomheder er formålet at indkredse og fastlægge, hvordan udbyders
behov kan opfyldes. I dialogen kan alle aspekter ved kontrakten drøftes, herunder de økonomiske forhold
vedrørende løsning af opgaven. I denne fase minder proceduren derfor om et udbud efter forhandling.
Ordregivere skal sikre, at alle deltagere behandles lige under dialogen. Det er især vigtigt, at ordregivere
ikke videregiver oplysninger, som kan stille nogle deltagere bedre end andre.
Herudover følger det af art. 29, stk. 3, at ordregiver ikke uden samtykke må afsløre de løsninger, som en
deltager har foreslået, over for andre deltagere. Ordregivere må heller ikke uden samtykke afsløre andre
fortrolige oplysninger, som en deltager i dialogen har meddelt.
Dette medfører, at dialogen føres individuelt mellem ordregiver og den enkelte deltagende virksomhed.
Udgangspunktet er endvidere, at dialogen baseres på den enkelte virksomheds løsningsforslag. Kun i den
situation, hvor der er givet samtykke, vil elementer fra én løsning kunne bruges generelt.
Som nævnt ovenfor kan ordregiver lade dialogen forløbe i flere faser. Når dette er tilfældet, begrænser
ordregiver efterhånden antallet af løsninger, der skal drøftes. Ordregiver foretager udskillelsen af
tilbudsgiverne ved hjælp af de fastsatte tildelingskriterier, jf. art. 44, stk. 4.
Dialogen fortsætter, indtil ordregiveren har indkredset den eller de løsninger, der kan opfylde behovet. På
dette tidspunkt afslutter ordregiver dialogen.
3. Tilbudsgivningsfasen
Når ordregiver har erklæret dialogen for afsluttet, skal deltagerne underrettes herom. Herefter indtræder
en tilbudsgivningsfase. I denne fase gennemføres proceduren igen som et almindeligt begrænset udbud
med enkelte modifikationer.
Nu opfordrer ordregiver deltagerne til at afgive deres endelige tilbud på grundlag af de løsninger, der er
forelagt og præciseret under dialogen, svarende til hvad der populært kaldes ”best and final offer”.
Direktivet indeholder ikke en særlig frist for afgivelsen af tilbud. Denne frist fastsættes af ordregiver.
Fristen for modtagelse af tilbud skal dog fremgå af opfordringen til at afgive tilbud. Dette følger af
direktivets art. 40 stk. 5, sidste led.
Udover fristen skal opfordringen til at afgive tilbud indeholde oplysninger om adressen, hvor tilbudene
skal sendes til og det eller de sprog, som tilbudene skal være udarbejdet på.
Direktivet indeholder således både krav til opfordringen til at deltage i dialogen, som er beskrevet
ovenfor under punkt 1.3, og krav til opfordringen til at afgive tilbud.
Efter direktivets art. 29, stk. 6 skal tilbudene indeholde alle elementer, der er nødvendige for projektets
gennemførelse.
Direktivteksten i art. 29, stk. 6 præciserer ikke, hvorvidt tilbudsgiverne skal give tilbud på én og samme
løsning eller på hver sin løsning. Efter styrelsens opfattelse må bestemmelsen dog forstås således, at den
enkelte virksomhed som udgangspunkt giver tilbud på sit eget løsningsforslag. Dette understøttes af, at
ordregiver ikke uden samtykke må afsløre en deltagers løsning overfor andre deltagere, og at der ikke
udarbejdes udbudsmateriale efter afslutningen af dialogen.
I tilfælde hvor ordregiver har fået samtykke til at bruge en tilbudsgivers løsning eller dele heraf, vil der
dog kunne forekomme et samlet koncept, der gives tilbud på. Det skal i denne forbindelse nævnes, at der
er mulighed for at betale tilbudsgiverne for deres løsningsforslag.
Ordregivere skal i tilbudsfasen være opmærksomme på, at det ikke længere er muligt at forhandle eller
føre dialog.
Efter tilbudene er afgivet, kan der alene ske afklaring af tilbudene, præcisering af uklare elementer ved
tilbudene og tilpasning af tilbudene. Det er udtrykkeligt fastsat i direktivets art. 29, stk. 6, at dette ikke
må medføre, at der ændres ved grundlæggende elementer i tilbudet eller i opfordringen til at afgive
tilbud, hvis denne ændring ikke kan ske uden fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.
76