PUBLIC PROCUREMENT - Lexnet

Konkurrencestyrelsen - Ordregivernes situation https://www.ks.dk/publikationer/udbud/1997/rgudland/077/?print=1
eksempler på, at der ikke afholdes møder med virksomhederne direkte, men med de forskellige relevante
brancheorganisationer. Afholdes sådanne informationsmøder i EU-institutioner sker dette med tolkning til de virksomheder,
der er repræsenteret på mødet.
Der er en tendens til, at der holdes flere møder med leverandører, enten i form af generelle "meet the buyer-days" eller
specialkonferencer efter annonceringen af udbuddet, men før licitationsmaterialet er sendt ud.
Der var en meget klar holdning til, at virksomheder, som ønsker at byde på en given opgave, skal holde sig væk fra
eventuelle forundersøgelser. Det var et punkt, de fleste ordregivere administrerer stramt. Skal der ske rådgivning af
ordregiveren forud for udbuddet, skal det ske via uafhængige konsulenter, ikke af virksomheder, der kan løse selve opgaven.
Har de medvirket i en forundersøgelse, vil de af de fleste ordregivere blive ekskluderet fra at deltage i selve udbuddet. I
Storbritannien blev der dog givet eksempler på, at man f.eks. i forbindelse med bygge- og anlægsopgaver kunne kombinere
arkitektopgaver med byggeopgaverne i et udbud.
Det vil naturligvis altid være en bekymring hos de bydende virksomheder, at den offentlige myndighed, efter afgivelsen af
tilbuddene, trækker projektet tilbage. Men det sker tilsyneladende meget sjældent. Dog sagde enkelte af de adspurgte, at det
kan ske i op til 10 pct. af tilfældene, og i så fald på grund af ændrede budgetter. Det kan også skyldes, at ingen af de afgivne
bud de krævede specifikationer. Og her var enkelte ærlige nok til at sige, at dette sidste også kunne skyldes, at
udbudsmaterialet ikke har været godt nok til at kunne give et kvalificeret tilbud.
7.4 Vurdering af kriterierne
Kriterierne kan komme ind i billedet på forskellige stadier i udbudsprocessen. Der er først og fremmest de officielle kriterier,
som bliver omtalt i annonceringen af udbuddet, men der er også de kriterier, som derefter bliver anvendt ved vurderingen af
de afgivne bud.
Blandt vurderingskriterierne er det som nævnt oven for ikke kun prisen, der er afgørende, når beslutningerne om valg af
leverandør skal træffes. Faktisk var der ingen af de adspurgte, der angav prisen som det vigtigste kriterium, om end nok som
et vigtigt kriterium blandt flere mulige. Et kriterium som det økonomisk mest fordelagtige tilbud (med en livscyklus
betragtning for produktet eller tjenesten) blev vurderet som mere vigtigt. Det gælder om at få "value for money", som en
britisk ordregiver udtrykte det.
I "det økonomiske mest fordelagtige tilbud" vil prisen derimod ofte være den afgørende faktor, når der skal vælges mellem de
tilbud, der opfylder livscykluskriterierne, og i hvert fald synes prisfaktoren at udgøre mindst 50 pct. blandt de tilbageværende
faktorer.
Blandt andre vigtige kriterier kan nævnes forhold som nærhed til leverandøren, tillid mellem leverandør og ordregiver, en
effektiv levering af service, virksomhedens erfaringer med at levere til offentlige udbydere og sproget. I mange tilfælde
lægges der meget stor vægt på, at der kan leveres den nødvendige service efter salget. Derfor er det vigtigt for tilbudsgivere
at kunne tilbyde en overbevisende eftersalgsservice, enten grænseoverskridende eller via repræsentant eller etablering i
nærheden af ordregiveren eller leveringsstedet. Dette sidste hænger bl.a. sammen med, at man ikke kan forvente, at folk,
som arbejder der, hvor varen skal leveres og installeres, kan tale fremmede sprog. Man ønsker også ofte instruktion i
betjening af udstyret, og her gælder naturligvis samme overvejelser.
De tal, som Europa-Kommissionen har analyseret fra TED-databasen for 1995, viser, at de økonomisk mest favorable bud er
det kriterium, som anvendes mest af alle, når man ser på samtlige EU-udbud. Ikke færre end 45 pct. af alle bud var baseret
på dette kriterium, mens laveste pris kun var kriteriet i 8 pct. af udbuddene, og det gælder på tværs af type af udbydere og
de forskellige udbudstyper (bygge- og anlæg, vareleverancer og tjenesteydelser). To EU-lande, nemlig Grækenland og Italien,
synes dog at være mere tilbøjelige end andre til at anvende priskriteriet, og i Italiens tilfælde når andelen af afgørelser på
basis af laveste pris op i nærheden af 40 pct., hvilket er usædvanligt højt i EU-sammenhæng.
Kvaliteten af udbuddet kan efter flere ordregiveres mening øges betydeligt ved, at man specificerer de resultater, man
forventer af projektet, bedre. Det giver også færre muligheder for favorisering af enkelte firmaer i vurderingsfasen.
Når der anlægges livscyklus betragtninger, er tendensen den, at man først evaluerer alle andre faktorer end pris, og derefter
vurderer de tilbud, der har kvalificeret sig til videre bedømmelse, på prisen.
Nærheden og kendskabet til leverandørerne foretrækkes af mange ordregivere. De vil gerne have en tæt og regelmæssig
kontakt til deres leverandører, og de vil gerne kunne sætte et relativt lille antal leverandører på større og længerevarende
opgaver. Det giver f.eks. ordregiveren mulighed for at presse leverandørerne i pris, specielt efter at de har opnået et tæt
økonomisk samarbejde med den pågældende virksomhed.
Det fremgår klart, at uanset udbudsreglerne, så er det fortsat de nationale virksomheder (eller udenlandske med en
repræsentation), der mest deltager i udbuddene, og samtidig er der ikke større lyst hos indkøberen til at begive sig ud i større
eventyr med alt for "eksotiske" leverandører. Kan man få et relativt tæt forhold til en mindre gruppe leverandører, som man
stoler på, og som har haft lejlighed til at bevise at de er tilliden værdig, så foretrækker man det. Der ligger ikke heri et forsøg
på at reducere konkurrencen, for man anerkender nødvendigheden af at have et antal leverandører at vælge imellem, men de
må gerne være lidt afhængige af ordregiveren!
Der er også en klar frygt hos indkøberne for at komme ud for ukendte virksomheder, hvis forhold man ikke kan kontrollere.
Mange virksomheder er små, og selv om man gerne vil have dem som leverandører (bl.a. fordi de måske laver virkelig gode
tilbud), så er problemet, at det kan være svært at få en ordentlig information om dem.
Årsregnskabet fra sidste år siger - især for de mindre virksomheder - ikke meget om, hvordan fremtiden ser ud, og i sådanne
tilfælde er det også vigtigt for tillidsforholdet, at virksomheden har en stabil personalesituation. Selv om EU-reglerne giver
mulighed for at få et billede af antallet af ansatte, så er det straks vanskeligere at få et præcist billede af f.eks. stabiliteten i
virksomhedernes personale.
Man kunne i denne sammenhæng pege på, at det kan være vanskeligt for virksomheder at komme med de rette oplysninger,
når der bydes i andre lande. De krav, som stilles - og som lovligt kan stilles efter reglerne - om dokumentation for
virksomhedens stabilitet er ofte ikke harmoniserede på EU-plan. F.eks. er regnskabsregler og kutymer fortsat meget
forskellige mellem EU-landene, hvilket kan vanskeliggøre ordregivernes bedømmelse, og det kan gøre det muligt at anvende
6 of 7 14/03/2005 17:24